Cách dùng bài này
- Upload file dữ liệu (Excel, CSV, hoặc copy bảng số liệu) vào ChatGPT/Claude
- Chọn prompt phù hợp với loại báo cáo bạn cần
- Paste prompt, thay thông tin trong
[ngoặc vuông] - Đọc kết quả → chỉnh sửa nếu cần → gửi sếp
Lưu ý quan trọng: AI phân tích rất tốt nhưng có thể sai khi giải thích ngữ cảnh kinh doanh. Luôn kiểm tra lại số liệu và nhận định trước khi gửi.
Nội dung chính
1. Prompt phân tích nhanh file dữ liệu (dùng đầu tiên)
Dùng prompt này trước khi viết bất kỳ báo cáo nào - để hiểu dữ liệu mình đang có.
[Upload file Excel/CSV hoặc dán bảng dữ liệu]
Hãy phân tích nhanh dữ liệu này cho tôi:
1. TỔNG QUAN: File có bao nhiêu dòng, bao nhiêu cột? Mỗi cột chứa gì?
2. SỐ LIỆU CHÍNH:
- Tổng, trung bình, min, max của các cột số
- Số lượng giá trị unique của các cột danh mục
3. CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU:
- Có ô trống không? Bao nhiêu %?
- Có dữ liệu bất thường (outlier) không?
- Format có nhất quán không (ngày tháng, số tiền, đơn vị)?
4. TOP 5 INSIGHT NHANH: 5 điều thú vị/đáng chú ý nhất từ dữ liệu
5. GỢI Ý: Nên phân tích sâu hơn ở khía cạnh nào?
Trình bày bằng tiếng Việt, dùng bảng khi phù hợp.2. Prompt viết báo cáo tuần/tháng theo framework SCR
Framework SCR (Situation-Complication-Resolution) giúp báo cáo kể một câu chuyện thay vì liệt kê số liệu khô khan.
Bạn là trợ lý phân tích kinh doanh. Viết báo cáo [tuần/tháng] cho phòng [tên phòng ban] theo framework SCR:
**DỮ LIỆU ĐẦU VÀO:**
[Upload file hoặc liệt kê số liệu chính]
**CẤU TRÚC BÁO CÁO:**
1. EXECUTIVE SUMMARY (tóm tắt cho sếp - đọc trong 30 giây)
- 3 bullet points: kết quả chính, vấn đề lớn nhất, đề xuất #1
2. SITUATION (Tình hình)
- KPI đạt được vs mục tiêu, dạng bảng
- So sánh với kỳ trước (% tăng/giảm, dùng mũi tên ↑↓)
3. COMPLICATION (Vấn đề & thách thức)
- Những KPI chưa đạt - phân tích nguyên nhân gốc (root cause)
- Rủi ro mới phát hiện
4. RESOLUTION (Giải pháp & kế hoạch)
- Đề xuất hành động cụ thể cho từng vấn đề
- Kế hoạch [tuần/tháng] tới, ưu tiên theo impact
**YÊU CẦU:**
- Mỗi nhận định phải có số liệu đi kèm
- Giọng: chuyên nghiệp, thẳng thắn, không vòng vo
- Dùng bảng và bullet points, không viết đoạn văn dài3. Prompt so sánh dữ liệu 2 kỳ
Dùng khi cần so sánh tháng này với tháng trước, quý này với quý trước, hoặc năm nay với năm ngoái.
[Upload 2 file hoặc dán dữ liệu 2 kỳ]
So sánh dữ liệu kỳ [A: ví dụ tháng 1/2026] và kỳ [B: ví dụ tháng 2/2026]:
1. BẢNG SO SÁNH TỔNG QUAN
Dạng bảng: Chỉ số | Kỳ A | Kỳ B | Chênh lệch | % thay đổi | Xu hướng (↑↓→)
2. TOP 5 TĂNG MẠNH NHẤT
[Hạng mục/sản phẩm/khu vực] nào tăng nhiều nhất? Tăng bao nhiêu %? Nguyên nhân có thể?
3. TOP 5 GIẢM MẠNH NHẤT
[Hạng mục/sản phẩm/khu vực] nào giảm nhiều nhất? Giảm bao nhiêu %? Cảnh báo gì?
4. PHÁT HIỆN BẤT THƯỜNG
Có điểm dữ liệu nào bất thường so với xu hướng chung không?
5. NHẬN ĐỊNH VÀ ĐỀ XUẤT
- 3 nhận định chính (viết cho người không xem số liệu cũng hiểu)
- 3 đề xuất hành động cụ thể
Trình bày bằng tiếng Việt. Dùng bảng, mỗi nhận định kèm số liệu cụ thể.4. Prompt viết executive summary (tóm tắt cho ban giám đốc)
Dùng khi bạn có báo cáo dài và cần rút gọn thành 1 trang cho sếp.
Tóm tắt báo cáo dưới đây thành executive summary cho ban giám đốc.
Quy tắc:
- Tối đa 200 từ - ban giám đốc chỉ có 2 phút đọc
- Front-load: thông tin quan trọng nhất ở câu đầu tiên
- Mỗi số liệu phải có so sánh (tăng/giảm bao nhiêu % so với cái gì)
- Kết thúc bằng 1 đề xuất hành động rõ ràng kèm deadline
Format:
📊 **Kết quả chính:** [1-2 câu, có số liệu]
⚠️ **Vấn đề cần chú ý:** [1-2 câu]
✅ **Đề xuất:** [1 hành động cụ thể + deadline]
Không dùng thuật ngữ chuyên ngành. Viết sao cho người không theo dõi chi tiết vẫn hiểu được tình hình.
---
Báo cáo gốc:
[DÁN BÁO CÁO DÀI VÀO ĐÂY]5. Prompt tạo công thức Excel và giải thích
Dùng khi bạn cần công thức Excel nhưng không nhớ cú pháp.
Tôi cần công thức Excel cho yêu cầu sau:
**Yêu cầu:** [mô tả bằng ngôn ngữ bình thường, ví dụ: "Tính tổng doanh thu của những dòng có khu vực là Hà Nội, trong tháng 3"]
**Cấu trúc file:**
- Cột A: [tên cột, ví dụ: Ngày]
- Cột B: [tên cột, ví dụ: Khu vực]
- Cột C: [tên cột, ví dụ: Doanh thu]
- Dữ liệu từ dòng [2] đến dòng [100]
**Trả lời theo format:**
1. Công thức: `=CÔNG_THỨC_Ở_ĐÂY`
2. Giải thích từng phần của công thức bằng tiếng Việt đơn giản (giải thích cho người chưa biết Excel nâng cao)
3. Ví dụ kết quả: nếu dữ liệu là [X] thì kết quả sẽ là [Y]
4. Lưu ý: có trap nào cần tránh không (ví dụ: format ngày tháng, ô trống)?
5. Công thức thay thế (nếu có cách đơn giản hơn)6. Prompt biến số liệu thành slide thuyết trình
Dùng khi bạn cần chuẩn bị nội dung slide từ dữ liệu.
[Upload file dữ liệu hoặc dán bảng số liệu]
Từ dữ liệu trên, tạo nội dung cho [số] slide thuyết trình:
**Đối tượng trình bày:** [ban giám đốc/team/khách hàng]
**Thời lượng trình bày:** [X phút]
**Mục đích:** [báo cáo kết quả/xin duyệt budget/đề xuất phương án]
Format mỗi slide:
- **Tiêu đề slide:** (ngắn, có số liệu nếu được, ví dụ: "Doanh thu Q1 tăng 23%")
- **1 số liệu nổi bật:** (con số lớn, dễ nhớ)
- **3-4 bullet points:** (mỗi bullet 1 dòng, không quá 10 từ)
- **Gợi ý biểu đồ:** (loại biểu đồ nào phù hợp: cột, đường, tròn...)
- **Talking point:** (1-2 câu bạn sẽ nói khi trình bày slide này)
Slide cuối: tóm tắt 3 takeaways chính + 1 đề xuất hành động.7. Prompt kiểm tra và cải thiện báo cáo đã viết
Dùng khi bạn đã viết xong báo cáo nhưng muốn AI review trước khi gửi.
Review báo cáo dưới đây và cho tôi feedback:
**Checklist kiểm tra:**
1. SỐ LIỆU: Có chỗ nào số liệu mâu thuẫn hoặc không khớp không?
2. LOGIC: Nhận định có hợp lý với dữ liệu không? Có kết luận nào "nhảy cóc" không?
3. THIẾU SÓT: Có góc nhìn quan trọng nào bị bỏ sót không?
4. ĐỘ RÕ RÀNG: Người đọc không chuyên có hiểu được không? Có thuật ngữ nào cần giải thích?
5. FORMAT: Có chỗ nào nên dùng bảng/biểu đồ thay vì viết văn không?
6. ACTION: Đề xuất hành động có đủ cụ thể không? (ai làm, khi nào, đo lường bằng gì?)
**Sau đó:**
- Viết lại phiên bản cải thiện (chỉ sửa phần cần thiết, giữ nguyên phần tốt)
- Đánh dấu những chỗ đã thay đổi bằng [ĐÃ SỬA]
---
Báo cáo cần review:
[DÁN BÁO CÁO VÀO ĐÂY]Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?
Con số thực tế: Nhân viên văn phòng mất trung bình 4-6 giờ mỗi tuần cho việc viết báo cáo và phân tích dữ liệu. Với 7 prompt trên, thời gian giảm xuống còn 1-2 giờ - tiết kiệm 3-4 giờ mỗi tuần, tức khoảng 150 giờ mỗi năm.
Quan trọng hơn: Báo cáo có cấu trúc tốt hơn, có câu chuyện (storytelling) thay vì chỉ liệt kê số. Sếp đọc hiểu nhanh hơn, đưa quyết định nhanh hơn. Bạn trông chuyên nghiệp hơn.
Bắt đầu từ đâu?
- Nếu bạn viết báo cáo hàng tuần: dùng prompt #2 (báo cáo SCR) + #4 (executive summary)
- Nếu bạn hay xử lý Excel: dùng prompt #1 (phân tích nhanh) + #5 (công thức Excel)
- Nếu bạn hay thuyết trình: thêm prompt #6 (nội dung slide)
Cảnh báo: AI giỏi phân tích mẫu (pattern) trong dữ liệu, nhưng không hiểu ngữ cảnh kinh doanh của bạn. Ví dụ: AI có thể nói "doanh thu tháng 2 giảm 30%" nhưng không biết rằng tháng 2 có Tết nên giảm là bình thường. Luôn thêm ngữ cảnh vào prompt và kiểm tra lại nhận định của AI.
Ví dụ thực tế / Prompt mẫu
Ví dụ: Dùng prompt #5 để tạo công thức Excel
Prompt đã điền:
Tôi cần công thức Excel cho yêu cầu sau:
Yêu cầu: "Đếm số đơn hàng có giá trị trên 5 triệu đồng và trạng thái là Đã giao trong tháng 3/2026"
Cấu trúc file:
- Cột A: Ngày đặt hàng
- Cột B: Mã đơn hàng
- Cột C: Giá trị đơn (VNĐ)
- Cột D: Trạng thái (Đã giao / Đang xử lý / Hủy)
- Dữ liệu từ dòng 2 đến dòng 500
Trả lời theo format:
1. Công thức
2. Giải thích từng phần bằng tiếng Việt
3. Ví dụ kết quả
4. Lưu ý cần tránh
5. Công thức thay thế nếu cóKết quả AI trả về (mẫu):
1. Công thức:
`
=COUNTIFS(C2:C500,">"&5000000,D2:D500,"Đã giao",A2:A500,">="&DATE(2026,3,1),A2:A500,"<"&DATE(2026,4,1))
`
>
2. Giải thích:
-
COUNTIFS: Đếm ô thỏa mãn nhiều điều kiện cùng lúc
-
C2:C500,">"&5000000: Cột C (giá trị đơn) lớn hơn 5 triệu
-
D2:D500,"Đã giao": Cột D có trạng thái "Đã giao"
-
A2:A500,">="&DATE(2026,3,1): Ngày từ 01/03/2026 trở đi
-
A2:A500,"<"&DATE(2026,4,1): Ngày trước 01/04/2026
>
3. Ví dụ: Nếu có 500 đơn, trong đó 120 đơn trên 5 triệu, 80 đơn "Đã giao", 45 đơn trong tháng 3 → kết quả có thể là 28 (giao nhau của 3 điều kiện).
>
4. Lưu ý: Cột A phải ở format Date, không phải Text. Cột D phải viết đúng "Đã giao" (có dấu).
>
5. Thay thế: Nếu dùng Excel 365, có thể dùng
=FILTERkết hợpCOUNTAcho linh hoạt hơn.
Sources
| # | Title | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | 27 ChatGPT Prompts for Writing a Report | https://blog.galaxy.ai/chatgpt-prompts-for-writing-a-report | Framework SCR |
| 2 | 10 ChatGPT Prompts to Boost Your Reports | https://medium.com/@reviewraccoon/10-chatgpt-prompts-to-instantly-boost-your-reports-2fc180577060 | Prompt executive summary |
| 3 | Top 10 Business Report ChatGPT Prompt | https://www.toolsmart.ai/blog/top-10-best-business-report-chatgpt-prompt-example-posts/ | Prompt báo cáo kinh doanh |
| 4 | 17 ChatGPT Prompts for Data Analysis 2026 | https://juma.ai/blog/chatgpt-prompts-for-data-analysis | Prompt phân tích dữ liệu |
| 5 | ChatGPT Prompts for Data Analysis and Excel | https://rephrase-it.com/blog/chatgpt-prompts-for-data-analysis-and-excel-the-playbook-i-a | Playbook Excel + AI |
| 6 | Top 100+ Excel ChatGPT Prompts | https://www.geeksforgeeks.org/excel/hatgpt-prompts-to-boost-excel-productivity/ | 100+ prompt Excel |