Cách sử dụng các prompt này
- Copy prompt từ mục "Prompt" dưới đây
- Dán vào ChatGPT (hoặc Claude, Gemini...)
- Thay thế phần [bracketed] bằng thông tin của bạn
- Nhận kết quả trong vài giây
- Kiểm tra lại trước khi gửi
Kho Prompt
1. Email cập nhật dự án hàng tuần
Dùng khi: Cần báo cáo tiến độ dự án cho leader/team hàng tuần
Prompt:
Viết email cập nhật dự án hàng tuần cho team với những nội dung sau:
- Công việc đã hoàn thành: [liệt kê 2-3 công việc]
- Những cản trở gặp phải: [mô tả 1-2 vấn đề]
- Kế hoạch tuần tới: [liệt kê công việc sắp làm]
>
Giọng văn: Chuyên nghiệp nhưng thân thiện, ngắn gọn không quá 5 đoạn.
Ví dụ kết quả:
Subject: Cập nhật dự án tuần 12 - Dự án [Tên]
Các bạn thân mến,
Tôi xin báo cáo tiến độ dự án [Tên] trong tuần vừa qua:
✓ Hoàn thành:
- Thiết kế giao diện chính cho dashboard
- Cập nhật database schema theo requirement
- Test chức năng login với 95% coverage
⚠ Cản trở:
- API từ bên thứ ba chậm hơn dự kiến, đang liên hệ để optimize
- 2 dev bị ốm nên deadline có thể kéo dài 3 ngày
📋 Kế hoạch tuần tới:
- Hoàn thành integration payment gateway
- Fix bug từ QA test
- Chuẩn bị UAT cho client2. Email từ chối lịch họp lịch sự
Dùng khi: Không thể tham dự buổi họp nhưng muốn giữ mối quan hệ tốt
Prompt:
Viết email từ chối cuộc họp với [tên người] vào [thời gian].
Lý do từ chối: [mô tả lý do - ví dụ: có cuộc họp khác, bận công việc khác]
>
Yêu cầu:
- Xin lỗi lịch sự
- Giải thích ngắn gọn lý do
- Đề xuất lịch họp khác phù hợp: [gợi ý 2-3 thời gian thay thế]
- Giọng văn: Trang trọng nhưng thân thiện
- Không quá 4 đoạn
Ví dụ kết quả:
Subject: RE: Cuộc họp ngày 20/3 - Xin lỗi không thể tham dự
Chào [Tên],
Cảm ơn bạn vì lời mời. Rất tiếc, tôi không thể tham dự cuộc họp ngày 20/3 vào lúc 2 giờ chiều do tôi đã có lịch trình khác không thể thay đổi trong cùng thời gian.
Tôi rất muốn tìm hiểu về [chủ đề họp]. Bạn có sẵn sàng họp vào một trong các thời gian sau không?
- Sáng ngày 21/3 (9-11h)
- Chiều ngày 22/3 (2-4h)
- Sáng ngày 23/3 (10h30-12h)
Xin cảm ơn sự thông cảm và tôi mong chúng ta sẽ gặp mặt sớm.
Thân,3. Email xin lỗi khách hàng
Dùng khi: Phải xử lý tình huống khách hàng không hài lòng
Prompt:
Viết email xin lỗi khách hàng với tình huống sau:
- Vấn đề khách hàng gặp phải: [mô tả chi tiết]
- Lỗi từ phía bạn/công ty: [mô tả lỗi]
- Giải pháp bạn sẽ cung cấp: [nêu cách khắc phục]
>
Yêu cầu:
- Xin lỗi chân thành (tính tiền tiền từng dòng)
- Không tìm cớ
- Đề xuất giải pháp cụ thể
- Cam kết không tái diễn
- Giọng văn: Thân thiện, sâu cộng hưởng
Ví dụ kết quả:
Subject: Xin lỗi về sự cố giao hàng - Chúng tôi sẽ khắc phục
Chào [Tên khách hàng],
Tôi xin lỗi chân thành về việc đơn hàng [mã đơn] của bạn bị trễ hạn 5 ngày. Đây là lỗi của chúng tôi trong quản lý kho hàng, và tôi hiểu rằng bạn đã bị ảnh hưởng.
Để bù đắp, chúng tôi sẽ:
- Hoàn lại 10% giá trị đơn hàng
- Cung cấp vận chuyển miễn phí cho đơn tiếp theo
- Gán một nhân viên hỗ trợ riêng để chú ý các đơn hàng của bạn
Chúng tôi cam kết không để sự cố này tái diễn. Nếu cần bất kỳ hỗ trợ nào, vui lòng liên hệ tôi trực tiếp.
Cảm ơn sự thông cảm.4. Email lạnh (cold outreach) - Bán sản phẩm/dịch vụ
Dùng khi: Cần tiếp cận khách hàng tiềm năng lần đầu
Prompt:
Viết email lạnh để giới thiệu [sản phẩm/dịch vụ của bạn] cho [tên công ty/tên người].
- Vị trí người nhận: [ví dụ: Giám đốc Marketing]
- Lợi ích chính: [nêu 1-2 lợi ích chính của sản phẩm]
- Mục tiêu của họ có thể là: [ví dụ: tăng conversion rate, giảm chi phí]
>
Yêu cầu:
- Mở đầu với hook hấp dẫn (không quá marketing)
- Ngắn gọn, 1-2 đoạn chính
- CTA rõ ràng (hoặc lịch demo, hoặc gọi điện)
- Giọng văn: Tự tin nhưng không ép buộc
Ví dụ kết quả:
Subject: [Idea] Tăng conversion 30% cho [Tên công ty] - Chỉ mất 15 phút để test
Chào [Tên],
Tôi vừa xem qua campaign của [Tên công ty] trên Facebook và nhận ra rằng bạn đang gặp khó khăn với tỉ lệ conversion rate. Chúng tôi vừa giúp công ty tương tự như bạn tăng conversion từ 2% lên 2.8% chỉ bằng cách tối ưu lại landing page.
Nếu bạn quan tâm, tôi có thể show bạn tài liệu case study trong 15 phút (không có commit gì cả). Bạn có sẵn sàng cuộc gọi trong tuần này không?
P/S: Chúng tôi chỉ làm việc với 10 khách hàng mới mỗi quý nên nếu bạn quan tâm, tốt nhất là reply sớm.
Thân,5. Email xác nhận và tóm tắt cuộc họp
Dùng khi: Vừa kết thúc cuộc họp, cần ghi lại điểm chính
Prompt:
Viết email tóm tắt cuộc họp với [tên người] vào ngày [ngày] về [chủ đề].
>
Điểm chính từ cuộc họp:
- Quyết định 1: [mô tả]
- Quyết định 2: [mô tả]
- Action items:
* [Task 1] - Người chịu trách nhiệm: [tên], deadline: [ngày]
* [Task 2] - Người chịu trách nhiệm: [tên], deadline: [ngày]
>
Yêu cầu:
- Formal nhưng ngắn gọn
- Rõ ràng ai làm gì, khi nào
- Có "Next steps"
- Dễ dàng chia sẻ lại cho những ai không tham dự
Ví dụ kết quả:
Subject: Tóm tắt cuộc họp Q2 Planning - 17/3/2026
Các bạn thân mến,
Cảm ơn mọi người đã tham dự cuộc họp hôm nay. Dưới đây là những điểm chính:
📌 Quyết định:
1. Target Q2: tăng revenue 40%, focus vào khách hàng enterprise
2. Reorganize team: 3 người vào bộ phận Sales, 2 người vào CS
✅ Action Items:
| Task | Owner | Deadline |
|------|-------|----------|
| Chuẩn bị sales deck Q2 | Minh | 21/3 |
| Recruit 2 sales engineers | Thanh | 28/3 |
| Setup new CRM | Tùng | 24/3 |
| Training team trên CRM | Tùng | 31/3 |
🎯 Next steps: Meeting tiếp theo 24/3 để review progress và xác nhận OKR.
Nếu có câu hỏi gì, reply email này nhé.
Thân,6. Email theo dõi sau cuộc gọi/demo
Dùng khi: Vừa demo xong, cần giữ lửa và đẩy tiến độ
Prompt:
Viết email follow-up sau cuộc gọi demo với [tên khách hàng/prospect].
- Điểm ấn tượng họ đề cập: [ví dụ: tính năng X, giá cả hợp lý]
- Mối quan tâm họ có: [ví dụ: integration, support]
- Bước tiếp theo: [ví dụ: gửi proposal, setting up trial]
>
Yêu cầu:
- Personal (nêu cụ thể từ cuộc gọi)
- CTA rõ ràng nhưng không ép
- Độc lập về thông tin nhưng dễ đọc
- Giọng văn: Thân thiện, chuyên nghiệp
Ví dụ kết quả:
Subject: Cảm ơn vì cuộc demo hôm nay - Proposal sẽ gửi trong 24h
Chào [Tên],
Cảm ơn bạn và team đã dành thời gian cho cuộc demo hôm nay. Tôi rất vui khi bạn quan tâm đến tính năng real-time analytics của chúng tôi - đó chính là điểm mạnh của platform.
Dựa trên yêu cầu của bạn về integration với Salesforce và support 24/7, tôi sẽ chuẩn bị:
1. Proposal chi tiết với pricing customized cho nhu cầu của team bạn
2. List toàn bộ Salesforce integrations chúng tôi support
3. Case study từ 2 công ty tương tự bạn đã sử dụng
Tôi sẽ gửi các file này trong vòng 24 giờ. Sau đó, bạn muốn schedule cuộc gọi tiếp theo vào lúc nào? Tôi sẵn sàng vào hôm thứ 4-5 tuần này.
Thân,7. Email báo cáo công việc tháng/quý
Dùng khi: Cần tổng hợp công việc đã làm trong một khoảng thời gian
Prompt:
Viết báo cáo công việc tháng [tháng]/quý [quý] cho [tên leader/boss] với:
- Mục tiêu tháng/quý: [nêu 2-3 mục tiêu chính]
- Kết quả đạt được: [% hoàn thành, chỉ số cụ thể]
- Thử thách gặp phải: [mô tả 1-2 vấn đề]
- Kế hoạch tháng/quý tới: [nêu focus areas]
>
Yêu cầu:
- Chuyên nghiệp, dễ scan (dùng bullet points, metrics)
- Nêu cụ thể số liệu
- Không để tone phàn nàn về thử thách
- Tích cực về kế hoạch tới
- Dài khoảng 3/4 page
Ví dụ kết quả:
Subject: Báo cáo công việc tháng 3 - [Tên bạn]
Chào [Tên leader],
Sau đây là tóm tắt công việc của tôi trong tháng 3:
📊 KPIs Tháng 3:
- Sales closed: $250K (Target: $200K) ✅ +25%
- Number of new leads: 45 (Target: 40) ✅
- Pipeline value: $1.2M (Healthy)
- Customer satisfaction score: 4.7/5
🎯 Key Achievements:
1. Đóng 3 deals enterprise value cao, tổng cộng $180K
2. Onboard 5 khách hàng mới, all staying >6 months
3. Improve proposal turnaround time từ 5 ngày xuống 2 ngày
4. Collaborate với Product team để gather customer feedback
⚠ Challenges:
- Prospecting pipeline yếu cuối tháng do team bị ốm
- 1 deal bị push đến tháng 4 do internal delay từ phía khách hàng
📋 Focus Areas Tháng 4:
1. Rebuild pipeline back to 60 qualified leads
2. Close 2-3 deals từ pipeline hiện tại (est. $200K)
3. Develop new partnership strategy với [tên công ty]8. Email xin tăng lương / thương lượng lợi ích
Dùng khi: Cần sắp xếp cuộc gặp để thảo luận về compensation
Prompt:
Viết email xin gặp [tên boss/HR] để thảo luận về lương/lợi ích.
- Lý do xin review: [ví dụ: 2 năm công ty, vừa promote]
- Thành tích nổi bật: [nêu 2-3 điểm]
- Không nêu con số cụ thể (chỉ nêu khi có data support)
>
Yêu cầu:
- Chuyên nghiệp, không cảm xúc
- Tự tin nhưng lịch sự
- Tập trung vào value bạn đem lại
- Có alternative plan (flexible compensation)
Ví dụ kết quả:
Subject: Request: Discuss compensation review - [Tên bạn]
Chào [Tên leader],
Tôi muốn xin gặp bạn vào tuần tới để thảo luận về lương và lợi ích công việc. Trên 2 năm công ty, tôi đã góp phần:
- Tăng team's productivity 40% thông qua automation
- Lead 3 project từ conception đến launch thành công
- Mentor 2 junior engineers, 2 người đã promote
Tôi tin rằng role của tôi đã phát triển, và tôi muốn explore cách công ty có thể recognize contribution này.
Tôi sẵn sàng flexible trên hình thức (salary increase, bonus, stock options, hoặc combination).
Bạn có sẵn sàng meeting trong tuần này không? Tôi linh hoạt về schedule.
Thân,9. Email yêu cầu feedback / performance review
Dùng khi: Muốn biết đồng nghiệp / leader đánh giá về mình
Prompt:
Viết email yêu cầu feedback từ [tên người - boss/peer/mentor] về [khía cạnh cụ thể].
- Khía cạnh cần feedback: [ví dụ: leadership, communication, technical skills]
- Tình huống cụ thể: [mô tả project/situation liên quan]
- Mục đích: [ví dụ: self-improvement, promotion readiness]
>
Yêu cầu:
- Humble, open-minded
- Specific questions (không hỏi quá chung chung)
- Gợi ý format cho reply (cấu trúc rõ ràng)
- Có thời gian hợp lý
Ví dụ kết quả:
Subject: Request: Feedback on my leadership in Q1 project
Chào [Tên],
Tôi vừa kết thúc dẫn dắt project [tên] và muốn nhận feedback từ bạn (là stakeholder chính) để cải thiện kỹ năng leadership của tôi.
Cụ thể, tôi rất muốn biết:
1. Tôi có gì làm tốt trong việc quản lý team?
2. Nơi tôi cần cải thiện nhất?
3. Cách tôi có thể better support team trong các project tới?
Nếu có thể, reply qua email hoặc schedule 15 phút call nào? Tôi flexible với timing.
Cảm ơn sự hỗ trợ của bạn.
Thân,10. Email xin nghỉ phép / leave request
Dùng khi: Cần thông báo kế hoạch nghỉ phép cho boss/team
Prompt:
Viết email xin nghỉ phép với:
- Khoảng thời gian: [ngày bắt đầu - ngày kết thúc]
- Lý do (optional): [ví dụ: family event, holiday, medical]
- Người cover công việc: [tên người sẽ thay thế]
- Công việc pending: [liệt kê công việc chưa xong, deadline]
>
Yêu cầu:
- Advance notice (ít nhất 2 tuần nếu có thể)
- Rõ ràng về responsibilities cover
- Confidence mà công việc sẽ được handle
- Giọng văn: Chuyên nghiệp, tôn trọng
Ví dụ kết quả:
Subject: Leave request: 28 April - 5 May 2026
Chào [Tên leader],
Tôi muốn xin nghỉ phép từ 28 April đến 5 May (6 ngày) để đi du lịch gia đình. Tôi đã arrange cho [tên colleague] cover công việc của tôi trong khoảng thời gian này.
Công việc pending:
- Project A milestone review: [tên colleague] sẽ present thay
- Client call 2/5: [tên colleague] sẽ tham dự, tôi sẽ brief trước
- Report hàng tuần: sẽ hoàn thành trước 27/4
Tôi đã test workflow với [tên colleague] và tất cả đều OK. Nếu có emergency gì, [tên colleague] sẽ liên hệ tôi.
Cảm ơn sự approve.
Thân,Mẹo để prompt hiệu quả hơn
- Cung cấp context rõ ràng: Càng chi tiết, output càng tốt. Nêu cụ thể: người nhận là ai, mối quan hệ như thế nào, mục đích gì.
- Định rõ giọng văn (tone): "chuyên nghiệp nhưng thân thiện", "formal", "casual" giúp AI viết đúng tone bạn muốn.
- Nêu độ dài mong muốn: "dưới 200 từ", "khoảng 1 page", "bullet points" giúp output không quá dài/ngắn.
- Yêu cầu format cụ thể: Nếu muốn bullet points, table, hay paragraph, nêu rõ từ đầu.
- Follow-up để refine: Nếu output chưa ổn, gửi follow-up như "Make it more casual" hoặc "Shorten this to 3 paragraphs".
- Personalize trước khi gửi: AI tạo draft tốt, nhưng always add personal touch - reference riêng, tên người, con số từ hệ thống bạn.
Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?
Việc sử dụng ChatGPT và prompt để viết email không chỉ giúp bạn tiết kiệm 30-40% thời gian mà còn:
- Giảm stress: Không phải suy nghĩ cách diễn đạt, AI giúp bạn "giải phóng" ý tưởng
- Tăng professionalism: Draft từ AI thường rất chuẩn, bạn chỉ cần personalize
- Consistency: Tone và style luôn consistent nếu bạn dùng cùng 1 prompt pattern
- Learn writing style: Lâu dài, bạn sẽ adopt cách viết của AI và tự viết tốt hơn
Sources
| # | Title | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | 50+ ChatGPT Prompts for Writing Perfect Emails | https://www.dragapp.com/blog/chatgpt-prompts-for-emails/ | Email professional, copy-paste ready |
| 2 | ChatGPT prompts for email writing | https://www.mail.com/blog/posts/chatgpt-prompts-for-emails/ | Hướng dẫn chi tiết từng loại email |
| 3 | Best ChatGPT Prompts for Office Work | https://medium.com/activated-thinker/best-chatgpt-prompts-for-office-work-emails-memos-and-reports-3bb5f3cd376f | Email, memo, report templates |
| 4 | Cách viết email chuyên nghiệp | https://jobsgo.vn/blog/cach-viet-email-chuyen-nghiep/ | Best practices viết email tiếng Việt |