Cách dùng bài này
Bước 1: Trong cuộc họp, ghi chú nhanh bằng bất kỳ cách nào (viết tay, gõ laptop, hoặc dùng app ghi âm)
Bước 2: Sau họp, copy ghi chú/transcript
Bước 3: Chọn prompt phù hợp với loại cuộc họp → paste ghi chú vào → nhận biên bản
Mẹo: Nếu dùng app ghi âm như Otter.ai, Notta, hoặc tính năng ghi âm của ChatGPT, bạn có sẵn transcript - chỉ cần paste vào prompt là xong.
Nội dung chính
1. Prompt tóm tắt cuộc họp tổng quát (dùng cho mọi loại họp)
Đây là prompt "đa năng" - dùng được cho hầu hết cuộc họp thông thường.
Từ ghi chú cuộc họp dưới đây, tạo biên bản chuyên nghiệp với cấu trúc sau:
**THÔNG TIN CUỘC HỌP**
- Ngày: [tự trích xuất hoặc ghi]
- Người tham dự: [tự trích xuất hoặc ghi]
- Thời lượng: [ước tính]
**TÓM TẮT (3-5 câu)**
Tóm tắt nội dung chính trong 3-5 câu, tập trung vào quyết định và kết luận.
**CÁC QUYẾT ĐỊNH ĐÃ ĐƯA RA**
Liệt kê mọi quyết định đã thống nhất, dạng bullet points.
**ACTION ITEMS**
Dạng bảng: Việc cần làm | Người phụ trách | Deadline | Mức ưu tiên (Cao/Trung bình/Thấp)
**VẤN ĐỀ CHƯA GIẢI QUYẾT**
Liệt kê những điểm cần thảo luận thêm ở cuộc họp sau.
---
Ghi chú cuộc họp:
[DÁN GHI CHÚ CỦA BẠN VÀO ĐÂY]2. Prompt cho cuộc họp dự án (project meeting)
Dùng khi họp về tiến độ dự án, sprint review, hoặc project check-in.
Tạo biên bản họp dự án từ ghi chú sau. Focus vào tiến độ và blockers:
**TỔNG QUAN DỰ ÁN**
- Tên dự án: [tự trích xuất]
- Giai đoạn hiện tại: [tự trích xuất]
- % hoàn thành ước tính: [tự trích xuất]
**TIẾN ĐỘ TUẦN NÀY**
Dạng bảng: Đầu việc | Trạng thái (✅ Xong / 🔄 Đang làm / 🚫 Chặn) | Ghi chú
**BLOCKERS (vấn đề đang chặn tiến độ)**
Mỗi blocker ghi rõ: vấn đề gì, ảnh hưởng ai, cần ai giải quyết, deadline đề xuất.
**RISKS (rủi ro phát hiện mới)**
Liệt kê rủi ro mới, mức độ ảnh hưởng (Cao/Trung bình/Thấp).
**KẾ HOẠCH TUẦN TỚI**
Top 5 ưu tiên, sắp xếp theo thứ tự quan trọng.
**QUYẾT ĐỊNH CẦN ESCALATE**
Những quyết định vượt thẩm quyền, cần báo cáo lên cấp trên.
---
Ghi chú:
[DÁN GHI CHÚ VÀO ĐÂY]3. Prompt cho cuộc họp với khách hàng
Dùng khi họp với khách hàng, đối tác - biên bản cần chuyên nghiệp và có thể gửi lại cho khách.
Tạo biên bản cuộc họp với khách hàng, format chuyên nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách:
**BIÊN BẢN CUỘC HỌP**
Ngày: [ngày] | Bên A: [công ty mình] | Bên B: [công ty khách]
Người tham dự: [liệt kê]
**MỤC ĐÍCH CUỘC HỌP**
[1-2 câu]
**NỘI DUNG THẢO LUẬN**
Tóm tắt theo chủ đề, mỗi chủ đề 2-3 câu. Phân biệt rõ ý kiến bên A và bên B.
**THỎA THUẬN ĐÃ ĐẠT ĐƯỢC**
Liệt kê chi tiết, ghi rõ ai cam kết gì.
**ACTION ITEMS**
Dạng bảng: STT | Nội dung | Bên phụ trách | Deadline
(Phân biệt rõ việc của bên A và bên B)
**LỊCH HỌP TIẾP THEO**
Đề xuất thời gian và nội dung.
Giọng: trang trọng, trung lập, không thiên về bên nào.
---
Ghi chú cuộc họp:
[DÁN GHI CHÚ VÀO ĐÂY]4. Prompt cho standup/daily meeting
Dùng cho họp nhanh hàng ngày - biên bản cần gọn, đọc 30 giây là xong.
Tóm tắt buổi standup hôm nay thành format siêu gọn (đọc trong 30 giây):
Mỗi thành viên 3 dòng:
- **[Tên]:** ✅ Hôm qua: [việc đã xong] | 📌 Hôm nay: [việc sẽ làm] | 🚧 Blocker: [nếu có]
Sau đó tổng hợp:
**🔴 Blockers cần giải quyết ngay:**
[Liệt kê blockers theo mức độ khẩn cấp]
**📢 Thông báo chung:**
[Nếu có]
---
Ghi chú standup:
[DÁN GHI CHÚ VÀO ĐÂY]5. Prompt cho buổi brainstorm
Dùng khi họp sáng tạo, brainstorm ý tưởng - cần tổng hợp và đánh giá ý tưởng.
Tổ chức lại ghi chú buổi brainstorm thành cấu trúc rõ ràng:
**CHỦ ĐỀ BRAINSTORM:** [tự trích xuất]
**TẤT CẢ Ý TƯỞNG ĐÃ NÊU**
Nhóm theo chủ đề con, mỗi ý tưởng 1-2 câu mô tả.
**ĐÁNH GIÁ NHANH**
Dạng bảng: Ý tưởng | Tính khả thi (Cao/TB/Thấp) | Nguồn lực cần | Ưu điểm | Rủi ro
**TOP 3 Ý TƯỞNG ĐƯỢC ỦNG HỘ NHẤT**
Dựa trên ghi chú, chọn 3 ý tưởng được nhiều người đồng tình nhất. Giải thích ngắn tại sao.
**BƯỚC TIẾP THEO**
Đề xuất: ý tưởng nào nên làm POC (thử nghiệm), ý tưởng nào cần nghiên cứu thêm, ý tưởng nào nên bỏ.
---
Ghi chú brainstorm:
[DÁN GHI CHÚ VÀO ĐÂY]6. Prompt tạo email follow-up từ biên bản họp
Dùng sau khi đã có biên bản - tự động tạo email gửi người tham dự.
Từ biên bản họp dưới đây, viết email follow-up gửi tất cả người tham dự.
Email gồm:
1. Cảm ơn mọi người tham dự (1 câu)
2. Tóm tắt 3 quyết định quan trọng nhất (bullet points)
3. Action items - tag từng người:
- @[Tên]: [Việc cần làm] - deadline [ngày]
4. Nhắc lịch họp tiếp: [ngày/giờ]
5. Kết: mời mọi người phản hồi nếu cần chỉnh sửa biên bản
Đính kèm biên bản đầy đủ ở cuối email.
Giọng: thân thiện, ngắn gọn, dưới 200 từ (không tính biên bản đính kèm).
---
Biên bản:
[DÁN BIÊN BẢN VÀO ĐÂY]7. Prompt phân tích chất lượng cuộc họp (retrospective)
Dùng định kỳ hàng tháng để cải thiện chất lượng họp.
Phân tích cuộc họp dưới đây theo framework retrospective:
**HIỆU QUẢ CUỘC HỌP**
- Thời lượng dự kiến vs thực tế: [so sánh]
- Có đi đúng agenda không?
- Tỷ lệ action items rõ ràng (có người phụ trách + deadline)?
**ĐIỀU LÀM TỐT**
Những điểm tích cực của cuộc họp (ví dụ: quyết định nhanh, có chuẩn bị...)
**ĐIỀU CẦN CẢI THIỆN**
Những điểm lãng phí thời gian hoặc không hiệu quả.
**ĐỀ XUẤT CHO CUỘC HỌP SAU**
3-5 gợi ý cụ thể để cuộc họp tiếp theo hiệu quả hơn.
---
Ghi chú/Biên bản cuộc họp:
[DÁN VÀO ĐÂY]8. Prompt chuyển ghi chú lộn xộn thành tài liệu có cấu trúc
Dùng khi bạn ghi chú vội trong họp và cần AI "dọn dẹp" lại.
Tôi ghi chú rất lộn xộn trong cuộc họp. Hãy giúp tôi:
1. Sắp xếp lại theo chủ đề (nhóm các ý liên quan lại)
2. Đánh dấu bằng ký hiệu:
- ✅ Quyết định đã thống nhất
- 📋 Việc cần làm (action item) - ghi rõ ai làm nếu có nhắc đến
- ❓ Câu hỏi mở / chưa giải quyết
- 💡 Ý tưởng hay cần theo dõi
3. Bổ sung tiêu đề cho mỗi nhóm chủ đề
4. Cuối cùng, tóm tắt toàn bộ trong 3 câu
Không thêm thông tin mới - chỉ sắp xếp lại những gì tôi đã ghi.
---
Ghi chú gốc:
[DÁN GHI CHÚ LỘN XỘN VÀO ĐÂY]Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?
Trước khi dùng prompt: Sau mỗi cuộc họp, bạn mất 30-60 phút để viết biên bản, gửi email follow-up, và nhắc action items. Nhiều khi bận quá nên biên bản không bao giờ được viết, action items bị quên, cuộc họp sau lại bàn lại chuyện cũ.
Sau khi dùng prompt: 5 phút sau cuộc họp, biên bản đã xong. Email follow-up sẵn sàng gửi. Action items rõ ràng ai làm gì, deadline khi nào.
Bắt đầu từ đâu?
- Nếu bạn họp nhiều: dùng prompt #1 (tổng quát) + #6 (email follow-up) - combo này xử lý 80% nhu cầu
- Nếu bạn quản lý dự án: thêm prompt #2 (project meeting) + #4 (standup)
- Nếu bạn họp với khách hàng: dùng prompt #3 - biên bản đủ chuyên nghiệp để gửi trực tiếp cho khách
Ví dụ thực tế / Prompt mẫu
Ví dụ: Dùng prompt #8 với ghi chú thực tế lộn xộn
Ghi chú gốc (đúng kiểu ghi vội trong họp):
Q1 revenue tăng 15% - good
Minh nói cần thêm 2 dev cho project X - deadline tháng 6
logo mới - Lan thiết kế, nộp tuần sau
server bị chậm hôm qua - IT đang check
có nên mở office ở Đà Nẵng? - chưa quyết, cần research thêm
budget marketing Q2: 500tr - approved
Hương hỏi có tuyển thêm intern không - HR trả lời sau
team building tháng 4 - Vũ book nhà hàngKết quả AI trả về (mẫu):
Kinh doanh & tài chính
- ✅ Doanh thu Q1 tăng 15%
- ✅ Budget marketing Q2: 500 triệu - đã duyệt
>
Dự án & kỹ thuật
- 📋 Minh: Đề xuất thêm 2 dev cho Project X - deadline tháng 6
- 📋 IT: Kiểm tra nguyên nhân server chậm hôm qua
>
Thương hiệu & thiết kế
- 📋 Lan: Nộp thiết kế logo mới - deadline tuần sau
>
Nhân sự
- ❓ Có tuyển thêm intern không? - chờ HR trả lời
>
Chiến lược
- ❓ Mở office Đà Nẵng - cần research thêm trước khi quyết định
>
Hoạt động nội bộ
- 📋 Vũ: Book nhà hàng cho team building tháng 4
>
Tóm tắt: Q1 kinh doanh tích cực với doanh thu tăng 15%, budget marketing Q2 đã duyệt. Các action items chính gồm bổ sung nhân sự cho Project X, thiết kế logo mới, và xử lý sự cố server. Hai vấn đề lớn chưa quyết: mở văn phòng Đà Nẵng và tuyển intern.
Sources
| # | Title | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | 15 Best AI Note-Taking Prompts 2026 | https://screenapp.io/blog/chatgpt-prompts-to-streamline-your-meeting-note-taking-process | 15 prompt chi tiết |
| 2 | 8 Best ChatGPT Prompts For Meeting Notes | https://www.claap.io/blog/best-prompts-for-meeting-notes | Framework DACI |
| 3 | 7 Best ChatGPT Prompts to Summarize Meetings | https://www.joinglyph.com/blog/7-best-chatgpt-prompts-to-summarize-meetings | Prompt tóm tắt |
| 4 | Best prompts for summarizing online meetings | https://www.gladia.io/blog/best-prompts-for-summarizing-online-meetings-with-large-language-models | Prompt cho transcript |
| 5 | Best AI Prompts for Meeting Minutes | https://clickup.com/ai/prompts-for-meeting-minutes | ClickUp templates |
| 6 | Prompts for meeting notes with Claude | https://www.reforge.com/artifacts/prompts-for-generating-meeting-notes-and-feedback-with-claude | Claude-specific |