Cách dùng bộ prompt này
Bước 1: Chọn prompt phù hợp với tình huống của bạn
Bước 2: Điền thông tin vào các chỗ [...] trong ngoặc vuông
Bước 3: Copy toàn bộ prompt → paste vào ChatGPT, Claude hoặc Gemini
Bước 4: Đọc lại email AI viết → chỉnh 1-2 chi tiết cá nhân → gửi
Nội dung chính: 10 prompt email sẵn dùng
Prompt 1: Email xin lỗi khách hàng vì sự cố dịch vụ
Bạn là [chức danh của tôi] tại [tên công ty]. Viết một email xin lỗi gửi đến khách hàng tên [tên khách hàng] về việc [mô tả sự cố: ví dụ "dịch vụ bị gián đoạn 2 giờ vào ngày [ngày]"].
Yêu cầu:
- Tone: chân thành, chuyên nghiệp nhưng không quá cứng nhắc
- Thừa nhận lỗi rõ ràng, không đổ lỗi
- Nêu nguyên nhân ngắn gọn: [nguyên nhân nếu biết]
- Đề xuất bồi thường hoặc giải pháp: [ví dụ "gia hạn gói 1 tháng miễn phí"]
- Kết thúc bằng cam kết cải thiện
- Độ dài: 150-200 từPrompt 2: Email giới thiệu bản thân khi vào team mới
Viết email giới thiệu bản thân gửi đến toàn bộ team khi tôi mới gia nhập công ty.
Thông tin về tôi:
- Tên: [tên của bạn]
- Vị trí mới: [chức danh]
- Kinh nghiệm trước: [2-3 điểm nổi bật về background]
- Điểm mạnh/chuyên môn: [ví dụ "marketing B2B, phân tích dữ liệu"]
- Sở thích cá nhân (có thể chia sẻ): [ví dụ "chạy bộ buổi sáng, mê cà phê"]
- Mong muốn trong vai trò mới: [một câu ngắn]
Tone: thân thiện, cởi mở, chuyên nghiệp vừa phải. Độ dài: 120-150 từ.Prompt 3: Email đề xuất ý tưởng mới với sếp
Tôi muốn đề xuất ý tưởng sau với sếp: [mô tả ý tưởng của bạn trong 2-3 câu].
Viết email đề xuất với:
- Mở đầu: nêu vấn đề/cơ hội hiện tại
- Phần chính: trình bày ý tưởng rõ ràng, lợi ích cụ thể là [nêu lợi ích]
- Nguồn lực cần: [thời gian/người/ngân sách ước tính]
- Đề nghị sếp: [ví dụ "xin 15 phút để trình bày thêm"]
- Tone: tự tin, chủ động, tôn trọng - không quá khiêm tốn
Độ dài: 150-200 từ.Prompt 4: Email nhắc thanh toán (lịch sự nhưng rõ ràng)
Viết email nhắc thanh toán gửi đến khách hàng [tên/công ty khách hàng].
Thông tin:
- Hóa đơn số: [số HĐ]
- Số tiền: [số tiền]
- Hạn thanh toán ban đầu: [ngày]
- Đã quá hạn: [số ngày] ngày
- Lần nhắc này là lần thứ: [1 / 2 / 3]
Lần 1: Tone nhẹ nhàng, giả định khách hàng chỉ là quên.
Lần 2: Cứng hơn một chút, nhắc lại rõ hạn mới.
Lần 3: Nghiêm túc, đề cập đến bước tiếp theo nếu không nhận được phản hồi.
Chọn tone phù hợp với lần nhắc thứ [số]. Độ dài: 100-150 từ.Prompt 5: Email từ chối lịch sự mà vẫn giữ quan hệ
Tôi cần từ chối [lời mời/đề nghị: ví dụ "lời mời tham gia dự án"] từ [tên người/công ty] một cách lịch sự.
Lý do từ chối thực sự: [lý do thật - không cần đưa vào email nếu không muốn]
Lý do có thể chia sẻ trong email: [lý do phù hợp để chia sẻ]
Yêu cầu:
- Cảm ơn lời mời chân thành
- Từ chối rõ ràng, không mập mờ
- Nếu phù hợp, đề xuất thay thế: [ví dụ "có thể tham gia nhẹ hơn ở bước X"]
- Kết thúc giữ quan hệ tốt
- Tone: ấm áp nhưng dứt khoát. Độ dài: 100-130 từ.Prompt 6: Email tóm tắt cuộc họp và việc cần làm
Viết email tóm tắt cuộc họp gửi đến toàn bộ người tham dự.
Thông tin cuộc họp:
- Tên: [tên cuộc họp/dự án]
- Ngày: [ngày họp]
- Người tham dự: [danh sách tên]
- Nội dung đã thảo luận: [liệt kê 3-5 điểm chính]
- Quyết định đã được đưa ra: [quyết định]
- Việc cần làm (action items):
* [Tên người 1]: [việc cần làm] - deadline [ngày]
* [Tên người 2]: [việc cần làm] - deadline [ngày]
- Cuộc họp tiếp theo (nếu có): [ngày/giờ]
Tone: chuyên nghiệp, rõ ràng. Giữ nguyên cấu trúc bullet point cho phần action items.Prompt 7: Email xin nghỉ phép
Viết email xin nghỉ phép gửi cho sếp trực tiếp.
Thông tin:
- Số ngày nghỉ: [số ngày] ngày, từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]
- Lý do: [lý do - có thể là "việc gia đình" nếu không muốn nêu cụ thể]
- Người bàn giao công việc: [tên đồng nghiệp] sẽ phụ trách việc [công việc chính]
- Tôi vẫn có thể liên hệ qua: [email/điện thoại - nếu cần]
Tone: lịch sự, chủ động, cho thấy tôi đã chuẩn bị bàn giao kỹ. Độ dài: 100-120 từ.Prompt 8: Email follow-up sau khi gặp khách hàng tiềm năng
Tôi vừa gặp khách hàng tiềm năng [tên/công ty] để giới thiệu [sản phẩm/dịch vụ].
Viết email follow-up gửi sau cuộc gặp:
- Nhắc lại điểm chính đã thảo luận: [1-2 điểm quan trọng]
- Đính kèm thêm: [ví dụ "tài liệu giới thiệu sản phẩm"]
- Câu hỏi tiếp theo để giữ momentum: [ví dụ "Anh/chị có thể cho tôi biết timeline ra quyết định không?"]
- Bước tiếp theo đề xuất: [ví dụ "Demo chi tiết vào tuần sau"]
Tone: thân thiện, không bán hàng quá lộ liễu, tập trung vào giá trị cho khách hàng. Độ dài: 120-150 từ.Prompt 9: Email phản hồi feedback tiêu cực
Tôi nhận được phản hồi tiêu cực từ [khách hàng/đối tác] về [vấn đề cụ thể].
Nội dung phản hồi của họ (tóm tắt): [tóm tắt phản hồi]
Viết email phản hồi:
- Cảm ơn họ đã chia sẻ phản hồi (chân thành, không sáo rỗng)
- Thừa nhận vấn đề: [có/không - nếu có thì ở mức nào]
- Giải thích bối cảnh (nếu cần): [thông tin thêm]
- Hành động đã/sẽ thực hiện: [bước cụ thể]
- Đề nghị tiếp theo: [ví dụ "gọi điện trực tiếp để thảo luận"]
Tone: chuyên nghiệp, không defensive, cho thấy tôi thực sự quan tâm. Độ dài: 150-180 từ.Prompt 10: Email thông báo thay đổi quan trọng cho team
Tôi cần thông báo thay đổi quan trọng sau cho toàn team: [mô tả thay đổi - ví dụ "thay đổi quy trình báo cáo tuần"].
Viết email thông báo nội bộ:
- Mở đầu: tóm tắt thay đổi trong 1-2 câu
- Lý do thay đổi: [lý do - ví dụ "để tăng hiệu quả theo dõi tiến độ"]
- Áp dụng từ ngày: [ngày]
- Ai bị ảnh hưởng: [tất cả team / bộ phận cụ thể]
- Cần làm gì: [hành động cụ thể team cần thực hiện]
- Câu hỏi/thắc mắc: liên hệ [tên người phụ trách]
Tone: rõ ràng, trực tiếp, không vòng vo. Team cần hiểu ngay cần làm gì. Độ dài: 150 từ.Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?
10 prompt trên giúp bạn viết email trong dưới 2 phút thay vì ngồi vắt óc 20-30 phút. Quan trọng hơn, email AI viết dựa trên prompt chi tiết thường tốt hơn email viết vội - vì nó có cấu trúc rõ ràng và không bỏ sót thông tin quan trọng.
Mẹo nâng cao: Thêm 1-2 câu cá nhân hóa vào đầu hoặc cuối email mà AI viết. Ví dụ: "Tôi rất vui được gặp anh tuần trước ở [sự kiện]" - điều này giúp email bớt "mùi template".
Số liệu & thống kê
- Người dùng AI cho email tiết kiệm trung bình 2-3 giờ/tuần theo khảo sát Talaera 2026
- Email AI viết có tỉ lệ mở cao hơn 12% khi được cá nhân hóa thêm so với template thuần
- 80% người dùng chuyên nghiệp báo cáo AI giúp họ viết email tự tin hơn trong ngôn ngữ thứ hai (tiếng Anh)
Sources
| # | Title | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | 150 AI Prompts for Professionals | https://www.talaera.com/emails-and-writing/150-ai-prompts-professionals/ | Talaera - nguồn prompt chuyên nghiệp |
| 2 | Best AI Prompts for Business 2026 | https://www.labla.org/ai-for-business/best-ai-prompts-for-business-2026-15-powerful-prompts-that-actually-work/ | LabLA |
| 3 | 50+ ChatGPT Prompts for Writing Emails | https://www.dragapp.com/blog/chatgpt-prompts-for-emails/ | Drag App Blog |
| 4 | 5-Minute Guide to AI Email Writing 2026 | https://gmelius.com/blog/5-minute-guide-to-ai-email-writing | Gmelius |