Prompt tóm tắt cuộc họp và viết biên bản tự động - tiết kiệm 30 phút mỗi buổi

Bộ prompt

Prompt 1: Từ ghi chú thô → biên bản họp chuyên nghiệp

Đây là ghi chú thô từ cuộc họp của tôi:
[Dán ghi chú thô]

Chuyển thành biên bản họp chuyên nghiệp với format:

**BIÊN BẢN CUỘC HỌP**
- Ngày: [điền]
- Thành phần tham dự: [điền]
- Chủ đề: [rút ra từ ghi chú]

**Nội dung thảo luận:**
[Tóm tắt các điểm chính đã bàn]

**Quyết định đã đưa ra:**
[Liệt kê các quyết định cụ thể]

**Việc cần làm (Action Items):**
| Việc cần làm | Người phụ trách | Deadline |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |

**Cuộc họp tiếp theo:**
[Nếu có đề cập]

---

Prompt 2: Tóm tắt nhanh để gửi team

Tóm tắt nội dung cuộc họp này thành email gửi cho team:
[Dán nội dung/ghi chú họp]

Format email:
- Subject line gợi ý
- Mở đầu: họp về gì, khi nào
- 3-5 bullet points tóm tắt quyết định chính
- Action items rõ ràng (ai làm gì, deadline)
- Lời kết ngắn gọn

Tone: chuyên nghiệp nhưng thân thiện, tiếng Việt.

---

Prompt 3: Chuyển transcript recording → biên bản

Đây là transcript (bản ghi âm chuyển thành văn bản) của cuộc họp:
[Dán transcript]

Hãy:
1. Lọc bỏ các câu nói linh tinh, ậm ừ, lặp lại
2. Tổ chức theo chủ đề chính
3. Highlight quyết định và action items
4. Viết thành biên bản rõ ràng, dễ đọc
5. Tóm tắt ngắn gọn ở đầu (3-4 câu)

---

Prompt 4: Chuẩn bị agenda cho cuộc họp tới

Chúng tôi sắp họp về [chủ đề].
Mục tiêu chính: [mô tả]
Người tham dự: [các vai trò]
Thời gian: [X phút]

Tạo agenda cuộc họp:
1. Phân bổ thời gian cho từng mục
2. Câu hỏi cần thảo luận cho từng mục
3. Tài liệu cần chuẩn bị trước
4. Người phụ trách từng mục

---

Prompt 5: Follow-up email sau họp

Cuộc họp vừa xong. Thông tin:
[Tóm tắt nội dung và quyết định]

Viết email follow-up gửi toàn bộ người tham dự:
- Cảm ơn ngắn gọn
- Tóm tắt quyết định chính (3-5 points)
- Action items rõ ràng với deadline
- Nhắc lịch họp tiếp theo (nếu có)
- Yêu cầu confirm nếu có điều chỉnh

Ngắn gọn, professional, dưới 200 từ.

Tips sử dụng hiệu quả

• Ghi chú thô là đủ: AI không cần ghi chú hoàn hảo - viết nhanh trong họp, AI sẽ sắp xếp lại
• Dùng voice-to-text: Nhiều người ghi âm cuộc họp → dùng Otter.ai hoặc Whisper để chuyển thành text → dùng prompt trên
• Template chuẩn hóa: Mỗi công ty nên có format biên bản riêng, thêm vào prompt để AI theo đúng format

Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?

Nếu bạn họp nhiều, viết biên bản đang ăn mất hàng giờ mỗi tuần. 5 prompt này giúp bạn từ ghi chú lộn xộn → biên bản chuyên nghiệp trong vài phút. Kết quả còn tốt hơn nhiều so với viết từ đầu.

Sources

#	Title	URL	Ghi chú
1	Notion	https://notion.so	Meeting notes tool
2	Otter.ai	https://otter.ai	AI meeting transcription