Hướng dẫn sử dụng
- Chọn prompt phù hợp với loại báo cáo bạn cần
- Thay phần
[trong ngoặc]bằng thông tin thực tế - Dán vào ChatGPT, Claude hoặc Gemini
- Đọc lại và điều chỉnh trước khi gửi
Bộ prompt mẫu
Prompt 1: Báo cáo tuần nhanh (cho slack/email nội bộ)
Dùng khi nào: Cuối tuần cần gửi update nhanh cho team hoặc sếp
Tôi cần viết báo cáo công việc tuần [số tuần] tháng [tháng].
Những việc đã làm:
- [việc 1]
- [việc 2]
- [việc 3]
Kết quả nổi bật: [thành tích/số liệu cụ thể nếu có]
Vướng mắc: [nếu có vấn đề gì]
Kế hoạch tuần tới: [dự định làm gì]
Viết thành báo cáo ngắn gọn 150-200 từ, giọng chuyên nghiệp,
dễ đọc, có cấu trúc rõ ràng. Không dùng bullet points quá nhiều.Prompt 2: Báo cáo tháng chi tiết (cho ban giám đốc)
Dùng khi nào: Cuối tháng cần nộp báo cáo chính thức lên cấp trên
Viết báo cáo công tác tháng [tháng/năm] cho [tên phòng ban].
Mục tiêu tháng: [mục tiêu đã đề ra đầu tháng]
Kết quả đạt được:
- [kết quả 1 - có số liệu cụ thể]
- [kết quả 2]
- [kết quả 3]
Chưa hoàn thành / Chuyển sang tháng sau:
- [hạng mục chưa xong và lý do]
Đề xuất / Kiến nghị: [nếu có]
Kế hoạch tháng tới: [top 3 ưu tiên]
Format: Báo cáo chính thức, văn phong hành chính, có tiêu đề
và các mục rõ ràng. Độ dài 300-400 từ.Prompt 3: Báo cáo dự án tiến độ
Dùng khi nào: Cập nhật tiến độ dự án cho stakeholders
Viết báo cáo tiến độ dự án [tên dự án] tuần [số tuần].
Tổng quan dự án:
- Thời gian: [ngày bắt đầu → ngày kết thúc dự kiến]
- Team: [bao nhiêu người]
- Mục tiêu chính: [1-2 câu]
Tiến độ hiện tại: [X]% hoàn thành
Đã hoàn thành trong tuần: [liệt kê]
Đang thực hiện: [liệt kê]
Gặp khó khăn: [rủi ro, vướng mắc]
Cần hỗ trợ từ: [ai / bộ phận nào]
Dự kiến tuần tới: [kế hoạch]
Viết báo cáo rõ ràng, thẳng vào vấn đề, phù hợp gửi cho
project manager hoặc khách hàng. Có bảng màu sắc trạng thái
(xanh/vàng/đỏ) nếu phù hợp.Prompt 4: Tóm tắt thành tích cho review cuối năm
Dùng khi nào: Mùa đánh giá cuối năm, cần liệt kê thành tích cá nhân
Giúp tôi viết phần "thành tích cá nhân" cho review cuối năm [năm].
Vị trí: [tên vị trí]
Những dự án/công việc chính trong năm:
- [dự án 1: mô tả + kết quả cụ thể]
- [dự án 2]
- [dự án 3]
Kỹ năng mới học được: [kỹ năng]
Thách thức đã vượt qua: [tình huống khó và cách giải quyết]
Đóng góp cho team: [cụ thể]
Viết theo góc nhìn tích cực nhưng trung thực, nhấn mạnh impact
(ảnh hưởng thực tế) chứ không chỉ liệt kê công việc. Độ dài
200-300 từ, giọng tự tin nhưng không tự kiêu.Prompt 5: Báo cáo sau sự cố / lỗi dự án
Dùng khi nào: Xảy ra vấn đề và cần giải trình với cấp trên
Viết báo cáo giải trình về sự cố [mô tả ngắn sự cố].
Thời điểm xảy ra: [ngày giờ]
Mô tả sự cố: [chuyện gì đã xảy ra]
Nguyên nhân: [tại sao xảy ra]
Tác động: [ảnh hưởng đến ai, đến mức nào]
Biện pháp đã xử lý: [đã làm gì để khắc phục]
Bài học rút ra: [học được gì]
Cam kết: [sẽ làm gì để tránh tái diễn]
Viết báo cáo chuyên nghiệp, thành thật, không đổ lỗi cho người khác,
tập trung vào giải pháp và bài học. Tone: cầu thị, có trách nhiệm.Tips dùng hiệu quả hơn
- Cung cấp số liệu cụ thể - AI chỉ tổng hợp thông tin bạn cho vào. Số liệu càng cụ thể (doanh thu tăng 15%, hoàn thành 8/10 tasks) thì báo cáo càng thuyết phục
- Đọc lại trước khi gửi - AI có thể thêm những câu chung chung không phản ánh đúng thực tế
- Yêu cầu viết lại nếu chưa ưng - Thêm "viết lại, ngắn hơn" hoặc "formal hơn" để điều chỉnh
Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?
Nếu bạn mất 30-45 phút viết báo cáo tuần mỗi tuần, 5 prompt này có thể cắt xuống còn 5-10 phút. Nhân 52 tuần = tiết kiệm 20-30 tiếng/năm chỉ từ việc viết báo cáo.
Thời gian tiết kiệm đó có thể dùng để làm thực chất công việc hơn là viết về công việc.
Sources
| # | Title | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | FlowGPT | https://flowgpt.com | Thư viện prompt |
| 2 | Awesome ChatGPT Prompts | https://github.com/f/awesome-chatgpt-prompts | Tổng hợp prompt |