Cách dùng bài này
- Tìm tình huống phù hợp với bạn
- Copy prompt (nhấn nút copy hoặc bôi đen)
- Paste vào ChatGPT, Claude, hoặc Gemini
- Thay thông tin trong
[ngoặc vuông]bằng thông tin thực của bạn - Nhấn Enter → nhận kết quả
Nội dung chính
Nhóm 1: Viết email (6 prompt)
1. Email xin nghỉ phép:
Viết email xin nghỉ phép [số ngày] ngày, từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. Gửi [tên sếp], lý do: [lý do]. Giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp, ngắn gọn. Đề cập đã bàn giao công việc cho [tên đồng nghiệp].2. Email trả lời khách hàng phàn nàn:
Viết email trả lời khách hàng đang phàn nàn về [vấn đề cụ thể]. Giọng điệu: thông cảm, chuyên nghiệp. Gồm: (1) xin lỗi chân thành, (2) giải thích ngắn gọn nguyên nhân, (3) giải pháp cụ thể, (4) cam kết không tái diễn. Công ty: [tên công ty].3. Email nhắc thanh toán lịch sự:
Viết email nhắc khách hàng [tên khách] thanh toán hóa đơn số [số hóa đơn], giá trị [số tiền], đã quá hạn [số ngày] ngày. Giọng nhẹ nhàng, không gây áp lực. Kèm thông tin chuyển khoản: [thông tin bank].4. Email giới thiệu bản thân cho đối tác mới:
Viết email tự giới thiệu gửi đối tác mới. Tôi là [tên], chức vụ [vị trí] tại [công ty]. Mục đích: [đề xuất hợp tác/mời gặp mặt/gửi thông tin]. Giọng: chuyên nghiệp nhưng thân thiện, dưới 150 từ.5. Email thông báo nội bộ:
Viết email thông báo cho toàn bộ nhân viên về [nội dung thông báo]. Có hiệu lực từ [ngày]. Gồm: (1) nội dung thay đổi, (2) lý do, (3) ảnh hưởng đến nhân viên, (4) ai liên hệ nếu có thắc mắc. Giọng: rõ ràng, tích cực.6. Email cảm ơn sau buổi họp:
Viết email cảm ơn [tên người/công ty] sau buổi họp ngày [ngày]. Nội dung: cảm ơn thời gian, tóm tắt 2-3 điểm đã thống nhất, xác nhận bước tiếp theo là [bước tiếp], deadline [ngày]. Dưới 100 từ.Nhóm 2: Tóm tắt và biên bản họp (5 prompt)
7. Tóm tắt cuộc họp từ ghi chú:
Từ ghi chú cuộc họp dưới đây, tạo biên bản gồm: (1) Thông tin họp (ngày, thời gian, người tham dự), (2) 5 điểm chính đã thảo luận, (3) Quyết định đã đưa ra, (4) Action items dạng bảng (Việc | Người phụ trách | Deadline), (5) Vấn đề chưa giải quyết.
Ghi chú: [dán ghi chú vào đây]8. Tóm tắt tài liệu dài:
Tóm tắt tài liệu sau thành [số] điểm chính, mỗi điểm 2-3 câu. Ưu tiên: thông tin mới, số liệu quan trọng, và quyết định cần hành động. Nếu có thuật ngữ chuyên ngành, giải thích đơn giản.
[Dán tài liệu hoặc upload file]9. Tạo agenda cho cuộc họp sắp tới:
Tạo agenda cho cuộc họp [tên cuộc họp], thời lượng [X phút], [số] người tham dự. Chủ đề chính: [liệt kê]. Format: bảng gồm Thời gian | Nội dung | Người trình bày | Mục tiêu. Thêm 5 phút mở đầu và 5 phút kết luận.10. Tạo email follow-up sau họp:
Từ biên bản họp dưới đây, viết email follow-up gửi toàn bộ người tham dự. Gồm: (1) cảm ơn, (2) tóm tắt 3 quyết định chính, (3) action items kèm deadline, (4) lịch họp tiếp theo. Giọng: ngắn gọn, chuyên nghiệp.
Biên bản: [dán biên bản]11. Chuyển ghi chú lộn xộn thành cấu trúc:
Tôi có ghi chú lộn xộn từ cuộc họp. Hãy sắp xếp lại thành cấu trúc rõ ràng: nhóm theo chủ đề, đánh dấu quyết định (✅), action item (📋), và câu hỏi mở (?).
Ghi chú gốc: [dán ghi chú]Nhóm 3: Viết báo cáo (5 prompt)
12. Báo cáo tuần/tháng:
Bạn là trợ lý hành chính. Viết báo cáo [tuần/tháng] cho phòng [tên phòng]. Thông tin:
- Kết quả đạt được: [liệt kê]
- Chưa hoàn thành: [liệt kê]
- Khó khăn: [liệt kê]
- Kế hoạch [tuần/tháng] tới: [liệt kê]
Format: chuyên nghiệp, có tiêu đề và bullet points, sẵn sàng gửi sếp.13. Báo cáo phân tích từ dữ liệu:
[Upload file Excel/CSV] Phân tích dữ liệu này và tạo báo cáo gồm:
1. Tổng quan (tổng, trung bình, min, max)
2. Top 5 [sản phẩm/khu vực/nhân viên] theo [doanh thu/hiệu suất]
3. Xu hướng tăng/giảm so với kỳ trước
4. 3 nhận định và đề xuất hành động
Format: bảng + biểu đồ mô tả.14. Viết đề xuất dự án:
Viết đề xuất dự án [tên dự án] cho ban giám đốc. Gồm: (1) Bối cảnh và vấn đề, (2) Giải pháp đề xuất, (3) Lợi ích dự kiến (định lượng), (4) Ngân sách ước tính: [số tiền], (5) Timeline: [thời gian], (6) Rủi ro và giải pháp. Giọng: thuyết phục, có số liệu.15. Tóm tắt báo cáo cho sếp (executive summary):
Tóm tắt báo cáo sau thành executive summary 200 từ cho ban giám đốc. Tập trung vào: (1) Kết quả chính (có số liệu), (2) Vấn đề cần chú ý, (3) Đề xuất hành động. Giọng: ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề.
Báo cáo gốc: [dán hoặc upload]16. Viết KPI review cho nhân viên:
Viết đánh giá KPI cho nhân viên [tên], vị trí [chức vụ], kỳ đánh giá [Q1/Q2/Q3/Q4 năm]. KPI đạt được: [liệt kê]. KPI chưa đạt: [liệt kê]. Điểm mạnh: [liệt kê]. Cần cải thiện: [liệt kê]. Giọng: công bằng, xây dựng, có gợi ý phát triển.Nhóm 4: Phân tích dữ liệu và Excel (5 prompt)
17. Phân tích nhanh file Excel:
[Upload file] Cho tôi biết:
1. File này có bao nhiêu dòng, bao nhiêu cột?
2. Tóm tắt nội dung chính
3. Top 5 giá trị cao nhất/thấp nhất của cột [tên cột]
4. Có dữ liệu bị thiếu hoặc bất thường không?18. Tạo công thức Excel:
Tôi cần công thức Excel để [mô tả yêu cầu]. Dữ liệu nằm ở cột [X], từ dòng [Y] đến dòng [Z]. Hãy giải thích từng phần của công thức bằng tiếng Việt đơn giản.19. So sánh dữ liệu 2 kỳ:
[Upload 2 file hoặc 2 sheet] So sánh dữ liệu kỳ [A] và kỳ [B]:
1. Tổng [doanh thu/số lượng] mỗi kỳ
2. % tăng/giảm
3. Top 3 [hạng mục] tăng mạnh nhất
4. Top 3 [hạng mục] giảm mạnh nhất
5. Nhận định và đề xuất
Format: bảng so sánh.20. Tạo dashboard tóm tắt:
Từ dữ liệu [upload file], tạo dashboard tóm tắt dạng text gồm:
- 4 KPI chính (số lớn, có mũi tên tăng/giảm)
- Biểu đồ mô tả xu hướng 6 tháng
- Top 3 highlight và 3 cảnh báo
Mục đích: paste vào slide thuyết trình cho ban giám đốc.21. Làm sạch dữ liệu:
[Upload file] Dữ liệu này có thể bị lỗi. Hãy kiểm tra: (1) dòng trùng lặp, (2) ô trống, (3) giá trị bất thường (outliers), (4) format không nhất quán (ngày tháng, số tiền). Liệt kê tất cả lỗi tìm được và gợi ý cách sửa.Nhóm 5: Lên kế hoạch và quản lý (5 prompt)
22. Lập kế hoạch tuần theo Eisenhower:
Bạn là coach năng suất. Tôi có [X giờ] làm việc hôm nay. Danh sách việc: [liệt kê]. Sắp xếp theo ma trận Eisenhower (Khẩn cấp-Quan trọng). Gợi ý: việc nào nên làm ngay, việc nào nên ủy quyền, việc nào nên bỏ.23. Viết JD tuyển dụng:
Viết mô tả công việc (JD) cho vị trí [tên vị trí] tại [tên công ty]. Ngành: [ngành]. Yêu cầu kinh nghiệm: [X năm]. Lương: [khoảng lương]. Gồm: mô tả công việc, yêu cầu, quyền lợi, cách ứng tuyển. Giọng: hấp dẫn ứng viên, phù hợp đăng trên VietnamWorks/LinkedIn.24. Tạo SOP (quy trình chuẩn):
Tạo SOP cho quy trình [tên quy trình, ví dụ: xử lý đơn hàng]. Gồm: (1) Mục đích, (2) Phạm vi áp dụng, (3) Các bước chi tiết (đánh số), (4) Người phụ trách mỗi bước, (5) Thời gian dự kiến, (6) Lưu ý đặc biệt. Format: sẵn sàng in ra.25. Brainstorm ý tưởng:
Brainstorm [số] ý tưởng cho [chủ đề/vấn đề]. Điều kiện: [ràng buộc, ví dụ ngân sách, thời gian, nguồn lực]. Mỗi ý tưởng gồm: tên, mô tả 2 câu, ưu điểm, rủi ro. Sắp xếp theo khả thi nhất → sáng tạo nhất.26. Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn:
Tạo [số] câu hỏi phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí]. Gồm: (1) Câu hỏi hành vi (behavioral), (2) Câu hỏi tình huống (situational), (3) Câu hỏi kỹ năng chuyên môn. Kèm gợi ý câu trả lời tốt cho mỗi câu.Nhóm 6: Prompt nâng cao (4 prompt)
27. Meta-prompt - bắt AI tự viết prompt:
Tôi muốn dùng AI để [mô tả mục tiêu]. Tôi không biết nên hỏi AI thế nào cho tốt. Hãy viết cho tôi 3 prompt hiệu quả nhất để đạt kết quả này, mỗi prompt kèm giải thích tại sao nó tốt.28. Prompt "hỏi lại trước khi trả lời":
Tôi cần [mô tả yêu cầu chung]. Trước khi làm, hãy hỏi tôi 5 câu hỏi quan trọng nhất để hiểu rõ tình huống của tôi. Sau khi tôi trả lời, hãy bắt đầu.29. Prompt "Custom Instructions" cho dân văn phòng:
Hãy ghi nhớ thông tin sau cho tất cả cuộc trò chuyện sau này:
- Tôi là [tên], [chức vụ] tại [công ty], ngành [ngành nghề]
- Tôi thường cần AI giúp: [viết email, báo cáo, phân tích dữ liệu...]
- Giọng văn ưa thích: [chuyên nghiệp/thân thiện/ngắn gọn]
- Ngôn ngữ: tiếng Việt, trừ khi tôi yêu cầu tiếng Anh
- Format ưa thích: bullet points, bảng, ngắn gọn30. Prompt "kiểm tra chéo" - tránh AI bịa:
Đây là thông tin tôi nhận được [dán thông tin]. Hãy:
1. Kiểm tra xem có điểm nào có thể sai hoặc cần xác minh không
2. Đánh dấu thông tin chắc chắn đúng (✅) và cần kiểm tra lại (⚠️)
3. Gợi ý nguồn để tôi tự kiểm chứngĐiều này ảnh hưởng gì đến bạn?
Tiết kiệm 2-4 giờ mỗi ngày nếu bạn dùng 5-6 prompt trên cho công việc hàng ngày. Bạn không cần nhớ hết - bookmark bài này và quay lại khi cần.
Mẹo: Lưu 5-10 prompt bạn dùng nhiều nhất vào file Notepad hoặc Google Keep. Mỗi lần cần → mở ra → copy → thay [ngoặc vuông] → paste.
Số liệu & thống kê
- 30 prompt bao phủ 6 nhóm công việc văn phòng phổ biến nhất
- Prompt "hỏi lại trước" hiệu quả gấp 3 lần prompt thường (Reddit)
- Dân văn phòng dùng AI tiết kiệm trung bình 40% thời gian viết
- 900 triệu người dùng ChatGPT - đa số cho công việc văn phòng
- Custom Instructions được Reddit bình chọn là tính năng giá trị nhất của ChatGPT Plus
Sources
| # | Title | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | Best ChatGPT Prompts Reddit 2026 | https://www.aitooldiscovery.com/guides/chatgpt-prompts-reddit | Prompt từ cộng đồng |
| 2 | 9 câu lệnh ChatGPT cho dân công sở | https://vietnamnet.vn/9-cau-lenh-chatgpt-huu-ich-cho-dan-cong-so-2422706.html | VietnamNet |
| 3 | 300+ mẫu câu lệnh ChatGPT | https://cellphones.com.vn/sforum/mau-cau-lenh-chatgpt | Tiếng Việt |
| 4 | ChatGPT prompts meeting notes | https://screenapp.io/blog/chatgpt-prompts-to-streamline-your-meeting-note-taking-process | Prompt họp |
| 5 | Best ChatGPT Prompt Templates 2026 | https://findskill.ai/blog/best-chatgpt-prompt-templates-2026/ | Template nâng cao |