Cách dùng bài này
- Chọn tình huống email bạn cần
- Copy prompt trong khung code
- Paste vào ChatGPT, Claude, hoặc Gemini
- Thay thông tin trong
[ngoặc vuông]bằng thông tin thực - Đọc lại 1 lượt → chỉnh nếu cần → gửi
Mẹo quan trọng: Thêm câu "Giọng văn giống cách tôi nói chuyện bình thường, không quá trang trọng" nếu bạn muốn email tự nhiên hơn.
Nội dung chính
1. Email follow-up sau cuộc họp với khách hàng
Tình huống: Bạn vừa họp xong với khách hàng hoặc đối tác, cần gửi email tóm tắt ngay.
Viết email follow-up gửi [tên khách hàng/đối tác] sau cuộc họp ngày [ngày] về [chủ đề họp].
Nội dung cần có:
1. Cảm ơn thời gian (1 câu)
2. Tóm tắt 3 điểm chính đã thống nhất: [liệt kê 3 điểm]
3. Action items cụ thể:
- Bên tôi sẽ: [việc bên mình làm] - deadline [ngày]
- Bên [đối tác] sẽ: [việc đối tác làm] - deadline [ngày]
4. Đề xuất lịch họp tiếp: [ngày/giờ gợi ý]
Giọng: chuyên nghiệp, ấm áp, dưới 200 từ. Kết thúc bằng câu mở - mời họ phản hồi nếu cần chỉnh sửa.2. Email xin lỗi khách hàng (theo framework DESC)
Tình huống: Có sự cố với sản phẩm/dịch vụ, cần xin lỗi mà vẫn giữ được uy tín.
Viết email xin lỗi khách hàng [tên khách] về sự cố [mô tả sự cố]. Sử dụng framework DESC:
- Describe (Mô tả): Nêu chính xác vấn đề đã xảy ra
- Express (Thể hiện): Bày tỏ sự thông cảm với bất tiện khách hàng gặp phải
- Suggest (Đề xuất): Giải pháp cụ thể: [giải pháp bạn muốn đề xuất]
- Consequences (Cam kết): Biện pháp ngăn chặn tái diễn
Thông tin thêm:
- Công ty: [tên công ty]
- Mức độ nghiêm trọng: [nhẹ/trung bình/nghiêm trọng]
- Có cần bồi thường không: [có/không, nếu có thì gì]
Giọng: chân thành, không đổ lỗi, tập trung vào giải pháp. Dưới 250 từ.3. Email đề xuất ý tưởng/dự án cho sếp
Tình huống: Bạn có ý tưởng hay nhưng không biết viết sao cho thuyết phục.
Viết email gửi [chức vụ sếp, ví dụ: Giám đốc Marketing] để đề xuất [tên ý tưởng/dự án].
Cấu trúc:
1. Hook (1 câu gây chú ý): nêu vấn đề hoặc cơ hội đang bỏ lỡ
2. Đề xuất ngắn gọn (3-4 câu): giải pháp là gì, lợi ích dự kiến
3. Bằng chứng: [nêu 1-2 dữ kiện hoặc ví dụ từ đối thủ/thị trường]
4. Chi phí/nguồn lực cần: [ước tính]
5. Bước tiếp theo: xin 15 phút trình bày chi tiết
Giọng: tự tin nhưng không áp đặt, có số liệu. Dưới 200 từ. Tiêu đề email hấp dẫn.4. Email nhắc việc mà không gây khó chịu
Tình huống: Đồng nghiệp hoặc đối tác quên deadline, bạn cần nhắc nhưng không muốn tạo căng thẳng.
Viết email nhắc [tên người nhận] về [công việc/tài liệu] đã quá hạn [số ngày] ngày (deadline gốc: [ngày]).
Yêu cầu:
- Không đổ lỗi, không dùng từ "quá hạn" hay "trễ"
- Giọng: "tôi kiểm tra lại xem có gì tôi hỗ trợ được không"
- Đề xuất deadline mới hợp lý: [ngày mới]
- Nếu họ đang gặp khó khăn, mời họ cho biết để cùng giải quyết
- Dưới 100 từ
Bối cảnh: [giải thích ngắn tại sao việc này quan trọng/gấp]5. Email giới thiệu bản thân cho đối tác/khách hàng mới (cold email)
Tình huống: Lần đầu liên hệ với ai đó, cần gây ấn tượng trong 3 giây đầu.
Viết cold email giới thiệu bản thân gửi [tên/chức vụ người nhận] tại [công ty đối tác].
Thông tin của tôi:
- Tên: [tên], chức vụ: [vị trí] tại [công ty]
- Mục đích liên hệ: [hợp tác/bán hàng/trao đổi thông tin]
- Giá trị tôi mang lại cho họ: [1-2 lợi ích cụ thể]
- Điểm chung hoặc lý do liên hệ: [biết qua sự kiện/giới thiệu bởi ai/đọc bài của họ]
Yêu cầu:
- Mở đầu bằng giá trị cho người nhận, KHÔNG bắt đầu bằng "Tôi là..."
- Dưới 120 từ (người bận chỉ đọc email ngắn)
- Kết thúc bằng 1 câu hỏi cụ thể hoặc đề xuất 15 phút trao đổi
- Tiêu đề email gây tò mò nhưng không clickbait6. Email thông báo thay đổi nội bộ (theo cấu trúc 3W)
Tình huống: Thông báo thay đổi quy trình, chính sách, hoặc nhân sự cho toàn công ty.
Viết email thông báo nội bộ gửi toàn bộ nhân viên về [nội dung thay đổi]. Sử dụng cấu trúc 3W:
- Who (Ai bị ảnh hưởng): [phòng ban/nhóm nào]
- What (Thay đổi gì): [mô tả thay đổi]
- When (Khi nào): có hiệu lực từ [ngày]
Bổ sung:
- Lý do thay đổi (1-2 câu, tích cực)
- Điều KHÔNG thay đổi (giúp mọi người yên tâm)
- Ai liên hệ nếu có thắc mắc: [tên, email/số điện thoại]
- FAQ 3 câu hỏi thường gặp
Giọng: rõ ràng, tích cực, không gây hoang mang. Dưới 300 từ.7. Email phản hồi phàn nàn từ đồng nghiệp
Tình huống: Đồng nghiệp phàn nàn về công việc liên quan đến bạn, cần phản hồi khéo léo.
Viết email trả lời [tên đồng nghiệp] về phàn nàn liên quan đến [vấn đề cụ thể].
Hướng xử lý:
- Bước 1: Ghi nhận và cảm ơn họ đã nêu vấn đề
- Bước 2: Giải thích ngắn bối cảnh (không biện minh): [bối cảnh thực tế]
- Bước 3: Đề xuất giải pháp win-win: [giải pháp bạn nghĩ ra]
- Bước 4: Mời gặp trực tiếp nếu cần thảo luận thêm
Giọng: bình tĩnh, hợp tác, tôn trọng. Tuyệt đối không defensive.
Dưới 150 từ.8. Email báo cáo tiến độ hàng tuần cho sếp
Tình huống: Cần gửi update hàng tuần mà sếp đọc trong 30 giây là nắm được tình hình.
Viết email báo cáo tiến độ tuần gửi [tên sếp]. Format scannable - sếp đọc 30 giây là hiểu.
Thông tin tuần này:
- Đã hoàn thành: [liệt kê 3-5 việc]
- Đang làm: [liệt kê 2-3 việc, % hoàn thành]
- Bị chặn/cần hỗ trợ: [liệt kê, nếu có]
- Kế hoạch tuần tới: [liệt kê 3-4 việc ưu tiên]
Format yêu cầu:
- Mỗi mục dùng emoji trạng thái: ✅ hoàn thành, 🔄 đang làm, 🚫 bị chặn, 📅 kế hoạch
- Tổng email dưới 150 từ
- Không viết đoạn văn, chỉ bullet points9. Email đàm phán giá/hợp đồng
Tình huống: Cần thương lượng giá hoặc điều khoản hợp đồng qua email.
Viết email đàm phán [giá/điều khoản hợp đồng] gửi [tên đối tác] về [sản phẩm/dịch vụ].
Bối cảnh:
- Giá/điều khoản họ đề xuất: [chi tiết]
- Mong muốn của tôi: [chi tiết]
- Lý do hợp lý: [tại sao đề xuất của tôi công bằng]
- Tôi sẵn sàng nhượng bộ gì: [nếu có]
Yêu cầu:
- Khẳng định giá trị hợp tác lâu dài
- Nêu đề xuất ngược kèm lý do (không chỉ xin giảm giá)
- Giữ cửa mở cho đàm phán tiếp
- Giọng: tự tin, tôn trọng, win-win
- Dưới 200 từ10. Email "nâng cấp" - cải thiện email bạn đã viết
Tình huống: Bạn đã viết xong email nhưng muốn AI giúp cải thiện.
Cải thiện email dưới đây cho tôi. Thực hiện 3 vòng chỉnh sửa:
Vòng 1: Rút gọn - bỏ câu thừa, mỗi đoạn tối đa 2 câu
Vòng 2: Làm rõ - front-load thông tin quan trọng nhất, dùng bullet nếu cần
Vòng 3: Làm ấm - thêm giọng con người, bớt "robot"
Hiển thị cả 3 phiên bản để tôi chọn. Đánh dấu thay đổi chính ở mỗi vòng.
Email gốc:
[dán email của bạn vào đây]Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?
Nếu bạn gửi 20-30 email mỗi ngày, mỗi email mất 5-10 phút suy nghĩ cách viết, bạn đang mất 2-4 giờ chỉ để soạn email. Với 10 prompt trên, thời gian viết mỗi email giảm xuống còn 1-2 phút.
Quan trọng hơn, email ra đúng giọng ngay lần đầu. Không còn cảnh ngồi xóa đi viết lại 3-4 lần vì "nghe chưa ổn."
Bắt đầu từ đâu? Chọn 3 prompt bạn dùng nhiều nhất (thường là #1, #4, #8), lưu vào Google Keep hoặc Notepad. Dùng 1 tuần rồi bổ sung thêm.
Ví dụ thực tế / Prompt mẫu
Ví dụ: Dùng prompt #4 để nhắc đồng nghiệp nộp báo cáo
Prompt đã điền:
Viết email nhắc anh Minh về báo cáo tháng 2 đã quá hạn 3 ngày (deadline gốc: 13/03).
Yêu cầu:
- Không đổ lỗi, không dùng từ "quá hạn" hay "trễ"
- Giọng: "tôi kiểm tra lại xem có gì tôi hỗ trợ được không"
- Đề xuất deadline mới hợp lý: 18/03
- Nếu anh ấy đang gặp khó khăn, mời cho biết để cùng giải quyết
- Dưới 100 từ
Bối cảnh: Cần báo cáo này để tổng hợp gửi ban giám đốc trước 20/03.Kết quả AI trả về (mẫu):
Subject: Báo cáo tháng 2 - cần hỗ trợ gì không anh?
>
Anh Minh thân mến,
>
Em check lại thì thấy báo cáo tháng 2 mình chưa nhận được. Anh có cần em hỗ trợ phần nào để hoàn thành nhanh hơn không?
>
Bên em cần tổng hợp gửi BGĐ trước 20/03, nên nếu anh gửi được trước 18/03 thì rất lý tưởng.
>
Cảm ơn anh!
Sources
| # | Title | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | 50+ ChatGPT Prompts for Writing Perfect Emails | https://www.dragapp.com/blog/chatgpt-prompts-for-emails/ | 50+ prompt email theo tình huống |
| 2 | How to Use ChatGPT for Emails in 2026 | https://www.nantucketai.com/how-to-use-chatgpt-for-emails-in-2026-without-losing-your-voice/ | Giữ giọng cá nhân khi dùng AI |
| 3 | Best ChatGPT Prompts for Office Work | https://medium.com/activated-thinker/best-chatgpt-prompts-for-office-work-emails-memos-and-reports-3bb5f3cd376f | Prompt email, memo, báo cáo |
| 4 | Best ChatGPT Prompts Reddit 2026 | https://www.aitooldiscovery.com/guides/chatgpt-prompts-reddit | Three-pass improvement prompt |
| 5 | 12 prompt xử lý công việc văn phòng | https://www.skillsbridge.vn/blogs/ai-nang-cao-hieu-suat/12-prompt-xu-ly-cong-viec | Framework DESC, ADKAR |