NotebookLM, trợ lý nghiên cứu được hỗ trợ bởi AI của Google, là một trong số ít công cụ AI đã có được vị trí cố định trong thói quen hàng ngày của tôi. Mặc dù tôi cũng sử dụng công cụ này cho các tác vụ liên quan đến công việc đôi lúc, nhưng tôi sẽ nói dối nếu bảo rằng mục đích sử dụng chính của tôi không phải là học tập. Với tần suất sử dụng NotebookLM thường xuyên, và việc công việc chiếm một phần đáng kể trong ngày của tôi, việc tìm cách tích hợp nó vào quy trình làm việc chuyên nghiệp của mình cũng là điều hợp lý.
Gần đây, tôi đã kết hợp công cụ AI này với các công cụ năng suất khác mà tôi sử dụng, như Perplexity, Excel, Apple Notes, và nhiều hơn nữa. Sau đó tôi chợt nhận ra: tôi đã kết hợp NotebookLM với gần như mọi thứ (ngay cả những công cụ tôi không nhất thiết phải mở hàng ngày), nhưng bằng cách nào đó tôi chưa bao giờ nghĩ đến việc kết hợp nó với công cụ mà tôi mở và phụ thuộc vào mỗi ngày: Slack.
Tôi sử dụng nền tảng giao tiếp này để kết nối với các đồng nghiệp từ khắp nơi trên thế giới, trên tất cả các nhóm mà tôi đóng góp, và đây là nơi duy nhất mọi thứ từ cập nhật nhanh chóng đến thảo luận dự án lớn diễn ra. Vì vậy, tôi đã làm chính xác điều đó: tôi kết hợp NotebookLM với Slack để tìm hiểu xem liệu việc tích hợp công cụ AI yêu thích của tôi với ứng dụng giao tiếp được sử dụng nhiều nhất của tôi có thực sự tạo ra sự khác biệt hay không.
NotebookLM giúp phân tích các cuộc trò chuyện lộn xộn thành những điểm chính rõ ràng
Từ các cuộc hội thoại thành các điểm chính
NotebookLM có rất nhiều tính năng tuyệt vời, nhưng tính năng yêu thích của tôi luôn là khả năng dựa trên nguồn. Giống như các chatbot AI khác, bạn có thể hỏi NotebookLM bất kỳ câu hỏi nào bạn có. Nhưng không giống hầu hết, nó chỉ lấy thông tin từ các tài liệu bạn đã thêm. Điều này có nghĩa là các phản hồi của nó vẫn phù hợp, chính xác và dựa trên tài liệu của riêng bạn. Tôi sử dụng tính năng này mọi lúc để xem lại các cuộc trò chuyện trên Slack và hiểu được các chuỗi dài hơn mà không cần phải đọc từng tin nhắn.
Tất nhiên, vì đây là một công cụ AI, tôi tránh sử dụng NotebookLM khi xử lý các cuộc trò chuyện nhạy cảm liên quan đến thông tin cá nhân, thông tin công ty bảo mật, hoặc bất cứ điều gì tôi không cảm thấy thoải mái khi dán vào một nền tảng bên ngoài. Ví dụ, nếu một vài biên tập viên của tôi có một chuỗi 40 tin nhắn thảo luận về một bài viết mà ai đó đề xuất, tôi chắc chắn sẽ tải nó lên. Nó hữu ích, rủi ro thấp và giúp tôi không phải cuộn qua từng tin nhắn một.
Mặc dù hiện tại tôi đang ở trong năm không gian làm việc Slack khác nhau, nhưng tôi không sở hữu hoặc quản lý bất kỳ không gian nào trong số đó. Điều này có nghĩa là tôi không thể trực tiếp xuất một cuộc trò chuyện Slack dưới dạng tệp .txt. Ngay cả khi tôi có quyền chủ sở hữu không gian làm việc hoặc quản trị viên, tôi sẽ cần xuất toàn bộ các cuộc trò chuyện của không gian làm việc và sau đó tìm kiếm để tìm chuỗi có liên quan, vì Slack không cho phép bạn xuất các cuộc trò chuyện riêng lẻ.
Vì tôi thường sử dụng NotebookLM để phân tích các cuộc trò chuyện không quá dài, tôi chỉ cần kéo các tin nhắn Slack có liên quan, sao chép thủ công và dán chúng vào một Notebook mới. Việc này mất vài giây, và ngay khi có dữ liệu, NotebookLM có thể ngay lập tức bắt đầu trả lời câu hỏi hoặc tạo bản tóm tắt nhanh dựa trên nội dung có sẵn.
Vấn đề khi thực hiện điều này bằng một công cụ AI khác như ChatGPT hay thậm chí là Gemini là chúng thường xen vào để chia sẻ ý kiến riêng hoặc giới thiệu thông tin không phải là một phần của cuộc trò chuyện gốc. Điều đó có thể hữu ích trong một số trường hợp, nhưng khi tôi chỉ cố gắng hiểu những gì thực sự đã được nói, chứ không phải những gì AI nghĩ đã được nói, thì nó trở nên gây nhiễu hơn là hữu ích.
NotebookLM giúp tôi xem lại những gì thực sự đã được nói trong các cuộc trò chuyện nhóm trên Slack (Slack Huddles)
Làm rõ những gì tôi đã bỏ lỡ
Mặc dù hầu hết các cuộc gọi tôi có trong tuần đều diễn ra trên Google Meet, tôi cũng tham gia khá nhiều cuộc gọi trên Slack Huddles. Trong khi Gemini giúp việc ghi chú cuộc họp trên nền tảng trước đó trở nên cực kỳ dễ dàng, mọi thứ lại không đơn giản với nền tảng sau. Slack cũng có tính năng Ghi chú cuộc họp AI (AI Huddle Notes), nhưng nó chỉ có thể được sử dụng nếu chủ sở hữu không gian làm việc hoặc quản trị viên đã bật Slack AI cho không gian làm việc đó. Thật không may, điều này không đúng với bất kỳ không gian làm việc nào mà tôi đang tham gia. Và vì tôi cũng không phải là quản trị viên trong số đó, nên tôi không thể tự bật nó.
Tôi chưa tìm được một công cụ AI hiệu quả nào hoạt động trực tiếp trong Slack Huddles, nên hiện tại, tôi phải dựa vào các giải pháp thay thế. Gần đây, tôi đã ghi âm cuộc họp để lấy bản ghi. Sau đó, tôi tải bản ghi lên NotebookLM, nơi tôi có thể yêu cầu nó tạo ghi chú cuộc họp, tóm tắt cuộc thảo luận, hoặc đơn giản là trích xuất các mục hành động.
Một lần nữa, vì NotebookLM dựa trên nguồn, nó sẽ chỉ tham chiếu đến bản ghi tôi đã cung cấp để trả lời bất kỳ câu hỏi nào tôi có thể có. Đây không phải là một thiết lập hoàn hảo, nhưng với những hạn chế hiện có, nó là một cách đáng tin cậy và hiệu quả đáng ngạc nhiên để biến các cuộc họp nhóm trên Slack thành thứ mà tôi có thể xem lại và thực hiện.
Đôi khi, tôi tin cậy NotebookLM để giúp cô đọng các bản cập nhật dài
NotebookLM cũng hữu ích theo chiều ngược lại
Với tốc độ công việc đôi khi rất nhanh, có những lúc tôi muốn nắm bắt nhanh ý chính của một điều gì đó trước khi truyền đạt lại. Có thể đó là một thông cáo báo chí dài dằng dặc, hoặc nhiều bài báo mà tôi đang cố gắng tìm kiếm một mẫu chung. Trong những trường hợp đó, tôi tải chúng lên NotebookLM và yêu cầu nó phân tích. Đôi khi, tôi chỉ đơn giản là yêu cầu nó làm nổi bật các chủ đề lặp lại, trích xuất các số liệu thống kê quan trọng nhất, tóm tắt các thông số kỹ thuật chính, hoặc cho tôi biết yếu tố "gây ấn tượng" của các nguồn tôi đã cung cấp. Điều này giúp tôi yên tâm rằng mình không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng trước khi chuyển giao cho một nhóm hoặc biên tập viên.
Vì tôi thường chuyển tiếp thông điệp, tôi không thể gửi bất cứ điều gì đi mà không tự mình kiểm tra. AI có thói quen "ảo giác" (hallucinate) suy cho cùng, và bạn không bao giờ có thể quá cẩn thận. May mắn thay, NotebookLM bao gồm các trích dẫn ngay bên cạnh bất kỳ tuyên bố nào nó đưa ra, và khi di chuột qua chúng sẽ hiển thị chính xác phần bản ghi mà nó lấy thông tin từ đó. Điều này giúp việc kiểm tra lại những gì đã nói trở nên dễ dàng hơn nhiều, đặc biệt khi xem xét các tài liệu phức tạp. Đó là một công cụ tiết kiệm thời gian rất lớn, đặc biệt khi tôi đang xử lý nhiều nội dung và cần trích xuất những thông tin thiết yếu một cách nhanh chóng.
Sự kết hợp này tốt hơn tôi nghĩ
Thành thật mà nói, tôi đã từng nghi ngờ về việc kết hợp Slack và NotebookLM. Không giống như với Perplexity, Apple Notes và các công cụ khác mà tôi đã kết hợp với NotebookLM, việc kết hợp Slack với nó là một trải nghiệm rất khác. Nhưng nhìn chung, tôi rất vui vì đã thử, bởi vì nó đã thay đổi quy trình làm việc của tôi theo những cách nhỏ nhưng có ý nghĩa.
