Nội dung chính
Tại sao email công việc lại khó viết?
Thử cái này nhé: mở một email trống và bắt đầu viết "Kính gửi anh/chị..." — rồi ngồi đờ ra không biết tiếp theo là gì. Quen không?
Viết email công việc khó vì bạn phải cân bằng nhiều thứ cùng lúc: lịch sự nhưng không rườm rà, rõ ràng nhưng không cộc lốc, thuyết phục nhưng không áp lực. Và thường thì bạn không có 30 phút để ngồi soạn một email xin nghỉ phép.
AI giải quyết được chính xác bài toán này. Bạn không cần học viết — bạn chỉ cần biết điền thông tin đúng chỗ.
Cách dùng 10 prompt này
Bước 1: Chọn prompt phù hợp tình huống của bạn bên dưới.
Bước 2: Copy toàn bộ prompt (kể cả phần hướng dẫn ở đầu).
Bước 3: Mở ChatGPT (chat.openai.com) hoặc Claude (claude.ai) — cả hai đều miễn phí.
Bước 4: Dán prompt vào ô chat, điền thông tin thật của bạn vào các chỗ [...].
Bước 5: Gửi. Đọc kết quả, chỉnh 1-2 chỗ nếu cần, copy email ra và gửi đi.
Mẹo: Nếu email ra hơi dài, thêm câu: "Viết lại ngắn hơn, dưới 100 từ". Nếu muốn thân mật hơn: "Viết lại nhưng thân thiện hơn một chút".
Điều này ảnh hưởng gì đến bạn?
Người đi làm trung bình mất 28% thời gian trong ngày cho email — theo nghiên cứu của McKinsey. Với nhân viên văn phòng Việt Nam, con số này thậm chí còn cao hơn vì văn hóa email khá formal và dài.
10 prompt này giúp bạn cắt thời gian viết email xuống còn 3–5 phút thay vì 20–30 phút. Nhân với số email bạn gửi mỗi tuần — tiết kiệm được 1–2 tiếng không phải chuyện nhỏ.
Prompt mẫu (copy-paste ngay)
Prompt 1: Email xin nghỉ phép
Bạn là nhân viên văn phòng chuyên nghiệp. Viết email xin nghỉ phép gửi quản lý với thông tin sau:
- Tên tôi: [Nguyễn Văn An]
- Tên quản lý: [anh Minh]
- Thời gian xin nghỉ: [ngày 10/5/2026 đến 12/5/2026 - 3 ngày]
- Lý do: [việc gia đình cần giải quyết gấp]
- Người bàn giao: [chị Lan sẽ phụ trách trong thời gian tôi vắng]
Yêu cầu: Lịch sự, chuyên nghiệp, dưới 120 từ. Tiếng Việt.Prompt 2: Email follow-up sau cuộc họp
Bạn là chuyên viên kinh doanh. Viết email follow-up gửi khách hàng sau buổi gặp mặt.
Thông tin:
- Tên tôi: [Trần Thị Bình - Công ty ABC]
- Tên khách hàng: [anh Hùng - Công ty XYZ]
- Ngày gặp: [hôm qua, 2/5/2026]
- Nội dung đã trao đổi: [demo phần mềm quản lý kho, khách hài lòng với tính năng báo cáo tự động]
- Bước tiếp theo đã hẹn: [khách sẽ xem xét và phản hồi trong 1 tuần]
- Tài liệu đính kèm: [brochure sản phẩm và bảng giá]
Yêu cầu: Thân thiện, nhắc lại điểm nổi bật, tạo cảm giác bước tiếp theo rõ ràng. Tiếng Việt.Prompt 3: Email từ chối lịch sự
Bạn là chuyên viên nhân sự. Viết email từ chối lịch lịch sự nhưng không gây khó chịu.
Tình huống:
- Tôi cần từ chối: [lời mời tham dự hội thảo vào ngày 15/5]
- Lý do thật: [đã có lịch họp nội bộ quan trọng trùng giờ]
- Lý do muốn nêu trong email: [lịch công tác bận]
- Mối quan hệ: [đối tác bên ngoài, muốn giữ quan hệ tốt]
- Muốn đề xuất thay thế: [hỏi xem có bản ghi lại hội thảo không, hoặc hẹn gặp riêng]
Yêu cầu: Lịch sự, không cứng nhắc, mở ra cơ hội gặp gỡ khác. Tiếng Việt, dưới 100 từ.Prompt 4: Email nhắc nợ / nhắc thanh toán
Bạn là kế toán công ty. Viết email nhắc thanh toán cho khách hàng theo thông tin sau:
- Tên công ty tôi: [Công ty TNHH ABC]
- Tên khách hàng: [Công ty CP DEF]
- Số hóa đơn: [INV-2026-045]
- Số tiền: [32.500.000 VNĐ]
- Hạn thanh toán gốc: [30/4/2026]
- Số ngày quá hạn: [3 ngày]
- Đây là lần nhắc thứ: [1 - lần đầu nhắc]
Yêu cầu: Chuyên nghiệp, không gay gắt (lần 1), nhắc nhẹ nhàng và hỏi xem có vấn đề gì không. Tiếng Việt.Prompt 5: Email xin feedback từ khách hàng
Bạn là nhân viên chăm sóc khách hàng. Viết email xin nhận xét/feedback sau khi cung cấp dịch vụ.
Thông tin:
- Tên tôi/công ty: [Phương - Công ty Dịch vụ ABC]
- Tên khách: [chị Linh]
- Dịch vụ đã hoàn thành: [thiết kế website, bàn giao ngày 28/4]
- Điều muốn hỏi: [trải nghiệm làm việc với team, chất lượng kết quả, và họ có giới thiệu cho người khác không]
Yêu cầu: Thân thiện, ngắn gọn, không dài dòng. Có link form phản hồi giả định. Tiếng Việt.Prompt 6: Email báo cáo tình huống khẩn
Bạn là trưởng nhóm dự án. Viết email báo cáo sự cố khẩn lên cấp trên.
Tình huống:
- Tên tôi: [Khánh - Trưởng nhóm IT]
- Sự cố: [hệ thống website bị lỗi từ 14:00 hôm nay, không truy cập được]
- Nguyên nhân sơ bộ: [cập nhật server tự động gây xung đột]
- Mức độ ảnh hưởng: [khoảng 200 người dùng không truy cập được trong 2 giờ]
- Hành động đang thực hiện: [team kỹ thuật đang khắc phục, dự kiến xong trước 17:00]
- Cần quyết định từ sếp: [có thông báo cho khách hàng ngay không]
Yêu cầu: Rõ ràng, không hoảng loạn, nêu đủ thông tin để sếp quyết định nhanh. Tiếng Việt.Prompt 7: Email giới thiệu bản thân khi bắt đầu việc mới
Bạn là nhân viên mới. Viết email giới thiệu bản thân gửi cho toàn bộ phòng ban.
Thông tin:
- Tên tôi: [Minh Tuấn]
- Vị trí: [Chuyên viên Marketing]
- Ngày bắt đầu: [6/5/2026]
- Background ngắn: [3 năm làm marketing cho công ty thương mại điện tử, chuyên về content và social media]
- Sở thích công việc: [đặc biệt thích phân tích dữ liệu và thử nghiệm A/B]
- Ngoài công việc: [chơi cầu lông cuối tuần, thích nấu ăn]
Yêu cầu: Thân thiện, tự tin, tạo ấn tượng tốt nhưng không huênh hoang. Tiếng Việt, dưới 150 từ.Prompt 8: Email đề xuất ý tưởng mới cho sếp
Bạn là chuyên viên kinh doanh muốn đề xuất ý tưởng mới. Viết email gửi lên quản lý.
Thông tin:
- Tên tôi: [Hoa - Phòng Kinh doanh]
- Tên sếp: [anh Hùng - Giám đốc Kinh doanh]
- Ý tưởng: [dùng chatbot AI để trả lời câu hỏi của khách hàng ngoài giờ làm, giảm tải cho team CSKH]
- Lợi ích ước tính: [giảm 40% email hỏi thông tin cơ bản, team tập trung vào tư vấn phức tạp hơn]
- Chi phí sơ bộ: [khoảng 500.000 - 1.000.000 VNĐ/tháng cho gói cơ bản]
- Xin gì: [xin 15 phút để trình bày chi tiết hơn]
Yêu cầu: Thuyết phục, dựa trên số liệu, không quá dài. Tiếng Việt.Prompt 9: Email xin lỗi và khắc phục lỗi
Bạn là nhân viên kinh doanh cần xin lỗi khách hàng về sai sót. Viết email chuyên nghiệp.
Tình huống:
- Tên tôi: [Dũng - Công ty Vận chuyển ABC]
- Sai sót đã xảy ra: [giao nhầm địa chỉ, hàng đến muộn 2 ngày so với cam kết]
- Ảnh hưởng với khách: [khách cần hàng gấp cho sự kiện, bị ảnh hưởng kế hoạch]
- Giải pháp tôi đề xuất: [hoàn 20% phí vận chuyển và ưu tiên đơn hàng tiếp theo]
- Cam kết: [kiểm tra lại quy trình để không tái diễn]
Yêu cầu: Thành thật, nhận lỗi thẳng thắn không vòng vo, đề xuất giải pháp cụ thể. Tiếng Việt.Prompt 10: Email kết thúc hợp tác chuyên nghiệp
Bạn là giám đốc công ty. Viết email kết thúc hợp tác với nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp.
Thông tin:
- Tên công ty tôi: [Công ty ABC]
- Nhà cung cấp: [Công ty XYZ]
- Loại dịch vụ: [dịch vụ thiết kế đồ họa đã hợp tác 1,5 năm]
- Lý do kết thúc: [công ty tự xây dựng team design nội bộ]
- Thời điểm kết thúc: [cuối tháng 5/2026]
- Mong muốn: [giữ quan hệ tốt, có thể hợp tác dạng freelance sau này]
Yêu cầu: Lịch sự, trân trọng, không làm mất lòng. Để ngỏ khả năng hợp tác trong tương lai. Tiếng Việt.Mẹo nâng cấp prompt email
Thêm tone cụ thể: Sau mỗi prompt, có thể thêm:
- "Giọng trang trọng hơn" — cho email với cấp trên, đối tác quan trọng
- "Giọng thân thiện hơn" — cho đồng nghiệp cùng cấp, khách hàng quen
- "Ngắn hơn, chỉ 5-6 câu" — khi cần email gọn tối đa
Tái sử dụng: Lưu các prompt bạn hay dùng vào Google Keep hoặc Notion. Lần sau chỉ cần mở ra, đổi tên và ngày là xong.
Kết quả không ưng? Hỏi thêm: "Viết lại nhưng mở đầu khác" hoặc "Thêm 1 câu nhấn mạnh thêm về lợi ích cho họ".
Sources
| # | Tiêu đề | URL | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1 | ChatGPT Prompts for Email Writing | https://www.chatgptguide.ai/2024/03/01/chatgpt-prompts-for-email-writing/ | Tổng hợp prompt email theo tình huống |
| 2 | Best ChatGPT Email Prompts | https://www.emailtooltester.com/en/blog/chatgpt-email-prompts/ | Review thực tế các loại prompt email |
| 3 | AI Prompts for Email Marketing | https://jumpstart.com/ai-prompts-for-email-marketing/ | Prompt email cho môi trường kinh doanh |